業務の手順や社内ルールをまとめた「マニュアル」は、文章と図表のバランスが重要です。日頃使い慣れたOffice製品ならすぐに作成できますが、あなたはWordとExcelどちらで作成していますか？私の周りではExcelで作成している人が多い感じがしますが、どちらで作成するがマニュアルの作成に適しているのでしょうか。今回、それぞれの特徴を踏まえ、WordとExcelの得意なこと、不向きなこと、それぞれの特徴を確認していきます。そして、どのようなマニュアルに適しているのかを紹介します。
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Wordが向いているケース
Wordは文章作成向けに設計されたソフトです。見出しや本文のスタイルを簡単に設定してレイアウトを統一できるほか、誤字脱字や文法ミスをチェックする機能もあります。見出しを利用すれば目次を自動で作ることができ、画面と印刷物のレイアウトがほぼ一致するため紙配布にも向いています。
Wordの注意点
Wordには表計算機能がなく、数値を扱う手順書には不向きです。横長レイアウトやフローチャートのような図を多用するとレイアウト調整に手間がかかり、画像や大型表の配置も得意ではありません。
Excelが向いているケース
Excelは表計算ソフトなので、関数や数式でデータを自動計算できます。シートごとに情報を分けられるため、工程別のタブに分けるなど整理もしやすく、セルに図形や画像を挿入してフローチャートやスクリーンショットを組み込むこともできます。用紙サイズに縛られない横長レイアウトが作りやすい点も特徴です。
Excelの注意点
Excelはデザインの自由度が低く、長い文章を見栄えよく配置するのには不向きです。印刷時にはページの区切りや縮尺を調整しないと想定外の場所でページが分かれることがあり、関数を多用したシートは担当者しか更新できない場合があるため属人化しやすいと指摘されています。
共通点と注意点
WordもExcelもOfficeに含まれているため追加費用が不要で、操作できる人が多く、インターネット上には豊富なテンプレートが用意されています。しかしどちらもスマートフォンからは閲覧・編集しにくく、マニュアル作成に特化したツールではないため担当者のセンスにより品質にばらつきが出る可能性があります。
まとめ どちらを選ぶべきか
印刷用で文章中心のマニュアルや接客・教育マニュアルのように手順を文章で丁寧に説明したい場合はWordが適しています。一方、数値データや表を含む手順書や進捗管理表など、データを自動計算して更新したいマニュアルはExcelが便利です。両ツールの特徴と用途を理解し、内容にあわせて使い分けましょう。図や画像を多用する場合はPowerPointや専用のマニュアル作成ツールを検討することも役立ちます。
