新入社員や仕事の引継ぎで業務システム・アプリなどの使い方を教える場合、パソコン操作の得意な人には文章ベースのマニュアルで問題なくできることが多いですが、パソコン操作があまり堪能でない方は文章だけの場合、操作のイメージがしづく先に進めなくなることがよくあると思います。
誰でもわかりやすいマニュアルを作成するためには、文章量をなるべく少なくし画像を使い視覚的にパソコン操作方法が確認できるマニュアルをつくる必要があります。
ちなみに動画でマニュアルを作れば、わかりやすくように感じると思いますが、作るのに手間がかかる点や画面操作の速度が速すぎてよくわからない・ついていけないという事が多いです。
業務マニュアル・手順書などをがっつり作るとなると数時間かかることや仕事の手順変更による更新で作り直す時間などマニュアル管理はかなり手間のかかる仕事のため「マニュアルがない」・「更新していない」という問題がよく起きます。
問題を解決するためにひとつ言えることはマニュアル作成に手間をかけずに簡単に作成できるようにすることが大事だと思っています。
特にマニュアルを作成する方法として、画面スクリーンを活用しExcelやWordに貼り付けて作成することが多いと思いますが、これが手間のかかる要因でもあります。
そこで、今回マニュアルを簡単に作成する方法としてWindows標準ソフト「ステップ記録ツール」がおすすめしたいと思います。
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ステップ記録ツールとは
Windows 標準搭載のアプリでWindows Vista以降に搭載されており Windows 10 ,Windows 11で利用が可能です。「ステップ記録ツール」はWindowsの操作中に発生した問題の再現手順を自動で記録するツールです。
クリックしたマウスのタイミングを画像で保存ができます。一連のパソコン操作を自動で画像保存できるのでマニュアル作成にも便利なツールになります。
ステップ記録ツールの使い方
「ステップ記録ツール」の起動方法は
①タスクバーの検索ボックスをクリックします。
②「ステップ記録ツール」と入力します。
③「ステップ記録ツール」をクリックします。
アプリが起動しましたら「記録の開始（A）」で操作の記録が開始します。
マウス操作やキーボード入力のタイミングで画面が自動で保存されます。
「記録の停止（O）」で画面操作を保存することができます。
「コメントの追加（C）」をクリックすると画面を記録した中にコメントを追加することができます。
記録の停止から①「保存（V）」をクリックして②ファイル名を入力して保存します。
保存したZipファイルをクリックすると.mht形式（WEBページをひとまとめにしたデータ）で保存されています。
画像が表示されない場合！（Windows 11）
「記録中にエラーが発生しました。情報の一部が失われている可能性があります。」と表示されて画像が一枚も表示されない場合は「Microsoft Edge」の設定変更が必要です。
これは画像表示にIEが必要なため搭載されていないWindwos 11ではエラーが表示されます。
Microsoft EdgeにはIEモードがあるので、設定を変更することによりWindows11でも「ステップ記録ツール」を問題なく使えるようになります。
Edgeの「・・・」をクリックします。
スクロールして下の方にある「設定」をクリックします。
①「既定のブラウザー」をクリックして②「Internet Explorerモード（IEモード）でサイトの再読み込みを許可」を「許可」に変更することにより画像が表示されるようになります。
ステップ記録ツールの設定
「ステップ記録ツール」の初期設定では、最新のステップ画像が２５枚まで保存となっています。長いステップを記録する場合は設定を変更する必要があります。
「ステップ記録ツール」を起動して「？」から「設定（T）…」をクリックします。
「保存する最新の取り込み画像数（N）」を変更すると、より多くの画面を記録することができるようになります。
さいごに
すべてのマニュアルを「ステップ記録ツール」でつくるのではなく業務の重要度や更新頻度よって、今までのつくり方と併用するような形がいいと思います。
例えば、重要な仕事や更新頻度が少ない会計や人事などのマニュアルはExcelやWordで作成し、比較的に間違ってもリカバリーが効くような業務や間違った操作だと先に進めない業務、更新頻度が多いものなどは「ステップ記録ツール」を使うなどしてマニュアル作成をすこしでも負荷を少なくしていくと良いでしょう。
マニュアルは何よりも「マニュアルがない」・「更新していない」ことが問題です。ステップ記録ツールなど使用して簡易作成方法を併用することにより社内の経験やノウハウを蓄積して共有していくことをおすすめします。
