職務を遂行する中で、上司や部下、部署内のメンバーにさまざまな事柄を伝える必要が生じることは珍しくありません。特にリーダーの立場になると、他部署や社外の人々と交渉する機会も増えてくるでしょう。
いくら優れた提案やアイディアを持っていても、上司や決定権者を説得できなければ、仕事を始めることはできません。
皆さんが交渉に臨む際、十分な準備をしていますか？
準備不足や説得力のない説明で、上司に理解されず、提案が十分に伝わらないことはありませんか？
今回は、伝える内容が明確になるよう、そして相手に分かりやすく伝えるための基本的な準備方法として、「5W1H」ビジネスフレームワークを紹介します。
このフレームワークを活用することで、交渉時に的確に対応し、成功の可能性を高めることができます。
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５W１Hとは？
5W1Hは、「Who」（誰が）、「What」（何を）、「Why」（なぜ）、「When」（いつ）、「Where」（どこで）、そして「How」（どのように）という英語の頭文字から成るフレームワークで、これらの要素を使って伝えたい情報を効果的に整理する手法です。
このアプローチは、報告、質問、交渉、プレゼンテーション、ビジネス文書の作成、プロジェクト管理や仕事の段取りなど、ビジネスのさまざまな局面で応用できます。
特に、上司への報告では、誰が関与しているのか（Who）、何が問題なのか（What）、なぜそれが重要なのか（Why）、いつ発生したのか（When）、どこで起きたのか（Where）、そしてどのように対処するか（How）を明確にすることが重要です。また、営業活動や他部署との交渉では、このフレームワークを用いることで、提案の論点を明確にし、相手に対する説得力を高めることができます。
企画会議やプレゼンテーションの場でも、5W1Hを用いることで、アイディアや概念を体系的かつ明瞭に伝えることが可能になります。ビジネス文書では、このフレームワークを通じて必要な情報を網羅的に整理し、書面でのコミュニケーションをより効果的に行うことができます。プロジェクト管理や仕事の段取りでは、5W1Hを活用してタスクや目標を明確化し、効率的な実行計画を立てることができます。
このように、5W1Hフレームワークはビジネスのあらゆるシーンで柔軟に応用でき、情報の整理と伝達を効率的かつ効果的に行うための重要なツールです。
５W１Hにまとめる目的
相手に自分の考えを伝えたときによくわからないと言われ「話の内容がきちんと伝わらなかった」、分かったと言われたが意図通りの行動をしてくれない「間違った内容に伝わった」などありませんか。
話し終わったあとに伝え忘れたということもあると思います。相手に伝えるということは難しい、相手の年齢や役職や今までしてきた仕事など歩んできた人生の違い、価値観の違いなどあります。
伝えたいことを抜け漏れをなくし相手に本質をわかりやすくつかみとってもらうために５W1Hにまとめ上げます。
５W1Hの各要素の意味
Who （ 誰が ） 自分、上司、同僚、他社、顧客など
上司なのか、他部署の人なのか、それとも部下に対してなのか、もしくは全員に対して説得することもあるでしょう。
What （ 何を ） モノ、カネ、ヒト、サービスなど
説得するときたまに、話がそれていく場合とかありますので説得することを明確にします。
Why （ なぜ ）目的、目標、理由、背景など
理由が不明瞭だと誰も納得してくれませんので理由を明確にします。
Whene （ いつ ）時間、期限、頻度、順番など
説得する時の時間も大事です。朝の忙しい時に話をすると聞いてくれない場合があります。一般的には説得するときの時間帯は昼一か夕方がいいそうです。
Where （どこで ）場所、場面、位置
ホームかアウエーによって心理的に変わってきます。他の人がいる場所で話をするのかミーティングルームで話をするのか話す内容によっても場所は変わりますので場所選びは重要事項です。
How（ どのように ）手段、方法、コスト
説得の仕方や手順も重要です。頭の中を整理して話す順序とかきっちり考えておけば話しやすいです。
５W１Hの例 上司への報告
５W1Hはシュチュエーションによって効果的な順番があります。
例えば上司への報告の場合は
When（いつ） → Where（どこで） → Who（だれが） → What（なにを） → Why （なぜ）→ How（どのように）
すぐに上司に報告することは大切ですが、報告する前に５W1Hでまとめ上げます。最初のうちは紙に書いてまとめて慣れてきたら頭の中で整理できるようになりましょう。
上司への報告
When（いつ）
昨日、行われた
Where（どこで）
地方の合同販売会
Who（だれが）
私たち販売チームが
What（なにを）
製品Aを
Why（なぜ）
製品を体験してもらうために
How（どのように）
製品のプレゼンテーションを行ったあとにVRゴーグルを使って仮想的に製品を体験してもらった
最初は各項目を明確にして、箇条書きにしてどんどんポイントを書いて最後に詳細を詰めていけば、すばやく、わかりやすい報告書が作成できます。
まとめ
5W1Hフレームワークを用いて話の内容を整理すれば、情報の漏れや抜けが防げ、相手にも理解しやすく伝えることが可能になります。この方法は、伝えたい事柄を網羅的に伝えるための手法ではありますが、必ずしも全ての項目を詳細に埋める必要はありません。時として、報告の迅速さがより重要な場合もあるのです。
能力のある上司であれば、報告に対して何か疑問があれば的確な質問をしてくれます。そうしたやり取りを通じて、新たなコミュニケーションが生まれ、それがさらなるプラスにつながることもあります。
5W1Hの本質は、各項目を単に埋めることではありません。大切なのは、自らの情報を整理し、相手にわかりやすく伝えることに重点を置くことです。また、5W1H以外にも、5W2Hや6W3Hなど、さまざまな派生形式が存在します。
基本となる5W1Hをしっかりと理解していれば、他の形式への応用も容易になります。この記事を通じて、5W1Hを日常的に活用し、ビジネスに役立てることができればと思います。
