「業務分析の第一歩」振り返りを改善に繋げるKPT法の活用

kpt フレームワーク
kpt フレームワーク

日々の仕事が忙しく、やるべき仕事が多く毎日が全速力で駆け巡っている状態。ある意味、仕事が充実しているといえるかもしれません。しかし、あまりに忙しすぎる状態が続くと心も体も疲れ切ってしまいます。

一度、立ち止まりその忙しさの中に「ムダ」はないでしょうか。 毎日の仕事の中には非効率だった仕事、なかには失敗した仕事など生産性を下げる要因のものが必ずあると思います。

それらを振り返り改善していけば、仕事の生産性は改善をしていきます。日々の振り返りによって仕事を改善していく場合におすすめのフレームワークが「KPT」です。

KPT(ケプト)とは

KPTとは日々の仕事を振り返ることによって、取り組んでいる仕事や活動を改善するための手法のひとつです。

Alistair Cockburn氏が提唱した「The Keep/Try Reflection」という手法を元に、日本で発展していったものが「KPT法」だと言われています。

使い方としては、現状を見直すために下の3つの要素に分けて分析を行います。

Keep

よかったこと・継続していくこと・成功したこと、うまくいったこと、喜んでもらったこと

Problem

悪かったこと・失敗したこと・問題だと思ったこと、改善するべきこと

Try

「Problem」で出た問題を抽出して改善して次に挑戦すること

KPTで用意するアイテム

KPTは、一人から複数の人数で行うことができます。コストもさほどかからず付箋とペン、複数で行うときは模造紙やホワイトボードがあればできます。

KPTで用意する物

一人で行うときはA4サイズぐらいの紙に付箋を貼って行います。プロジェクトやチームで行うときはホワイトボードもしくは模造紙でおこないます。オンラインで行うときは「Jamboard」などのツールを使用して行います。

KPT図形

KPTの目的

KPTの目的は、振り返りによって日々の仕事のやりっぱなしをなくすことです。チーム・プロジェクト内でお互いの意見の言える場をつくり課題を共有して次に行うことを明確化することです。

KPT目的

KPTのメリット

KPTはチームやプロジェクトで動いている場合に情報共有をする意味で有効です。「KEEP」良かったこと・継続していくことをチーム内に広げていけば、それだけ効果が大きくなります。

「Problem」悪かったことは、課題、改善するべきことは、みんなで共有することによって、問題を早期に発見することができ、いろいろな角度から解決案を考えることができます。「Try」でチーム内の次に挑戦することを明確にしていきます。

KPTのメリット

KPTの進め方 

STEP

最初に「KEEP」(よかったこと・継続していくこと)を付箋に記入して張り出します。チームで行うときは、貼る前にみんなに付箋の内容を発表してから貼っていきます。全員が発表し終えたら進行役が次のステップへ進めます。

KPT KEEP良かったこと

STEP②

次に「Problem」(悪かったこと・問題だと思ったこと)を記入して付箋を貼り、同じように発表していきます。なかなか失敗したことなどは大勢の前ではいいづらいかもしれませんが、KPTの目的のひとつに同じ間違いをチーム内で再発させないためにありますので積極的に情報を共有するようにしましょう。

KPT Problem 悪かったこと

STEP③

最後に、「Try」(次に挑戦すること)を同じように付箋に記入して貼って終わりです。「problem」の問題を改善していくことを「Try」に書くといいでしょう。

KPT Try 次に挑戦すること

STEP

KPTは1日の終わり終礼などの時に行い、次の朝礼の時に必ず「Try」部分を確認して次に挑戦することを明確にします。

KPTを続けて行うときは、次の日などは付箋の色を変更するといいでしょう。付箋が増えてきたら中には同じ内容のものも出てくるので一週間ぐらいたったら付箋の整理をします。

KPT資料 テンプレート

部署内やチームでKPTを行うときの説明資料にお使いください。

「KPTとは」プレゼン資料

KPTテンプレート(パワーポイントファイル)

まとめ

KPTはチームやプロジェクトで行う場合は、良かったことを広げることができ、課題などは早期に共有することができます。

振り返りによって意見交換の場になりますのでチーム内のコミュニケーションにも最適です。仕事において、やりっぱなしになることも少なからずあると思いますので「振り返る」ことを習慣化するためにぜひKPTにチャレンジしてください。

KPT補足

「KPTと合わせて実施したいPDCAについて」

仕事の改善していくフレームワークにPDCA「Plan(計画を立てる)→Do(実行する) →  Check (実行する) → Action (改善) があります。KPTはPDCAの「CheckとAciton」の部分に相当します。Plan(計画)とDO(実行)の部分も併せて実施していきたい場合は、PDCAを合わせて導入するといいでしょう。

特にPDCAは、うまく回らないというケースが多くみられます。KPTを用いることによって「Check」と「Action」が強化されるので強力に改善活動が回りやすくなってきます。