業務改善のフレームワーク PDCA 改善のサイクルを回そう!

pdca

ビジネスにおいて計画を立てても、それを実行しようとすると難しくなることありませんか。さらに実行しても、やりっぱなしで終わってしまうことも…

忙しさを言い訳に仕事の振り返りをしないため同じ失敗を繰り返す。仕事において失敗はつきものですが、それでは人として成長ができません。

業務を効率化していくためにも、やったことに対して振り返りを行い、より良い方向へ改善していくこと PLAN(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)をワンアクションとして継続的して改善していくフレームワークとしてPDCAサイクルがおすすめです。

PDCAサイクルとは

PDCAとは

P Plan(計画)

D Do(実行)

C Check(評価)

A Action(改善)

の頭文字をとったもので4つのステップを継続的に繰り返すことによって業務改善を図っていく手法です。

1950年代にアメリカの統計学者であるW・エドワーズ・デミングが提唱したフレームワークで生産管理や品質管理の現場で活用されてきました。

PDCAの図

PDCAサイクルの目的

PDCAを導入する目的としては企業、職場を高速に変化させていくことにあります。今までやっていた仕事を継続して見直すことにより、一周回るごとにどんどんパワーアップを目指します。

仕事の精度がどんどん上がっていき目に見えてよくなっていくので改善のモチベーションがさらに上がる。

改善のスパイラルを生むことです。

PDCAの目的

PDCAサイクルのメリット

PDCAのメリットとして

・目標が明確になる。

・業務が継続的に改善されていく

・同じミスを繰り返すことが少なくなる

どんどん良くなるのでモチベーションが上がる

が挙げられます。

PDCAメリット

PDCAサイクルの回し方

PDCAは目標を設定して実行するそして評価して改善する。この4サイクルを繰り返すことを業務を改善していきます。

PDCAの回し方の図

Plan(計画)

目標を設定します。問題となっていること、解決したいことについて計画をたてます。計画の立て方は5W1Hで計画すると進めやすいです。

5W1H

5W1Hの図

Who (誰が) 

誰が実行するのか担当を明確に決めます。担当者を決めないと誰かがやってくれるだろうと思って誰もやらないこともあります。複数人で実行する時はリーダーを決めた方がいいでしょう。

When (いつまでに)

期日を明確に決めます。期日がないとダラダラと長引く傾向にあります。期日を決めると時間を意識して行動する可能性が高まります。

Where (どこで)

場所を明確にします。 実行場所、作業場所、保管場所、提出場所、場所にまつわるものを決めていきます。

What (何を)

何を改善するのか明確にします。目標を数値化できるなら数値を入れましょう。

Why (なぜ)

なぜ実行するのか明確にする。それを実行することによりどんなメリットがあるのか見える化しよう。

How(どのように)

実行手段を明確にする。 具体的に行動手段と手順を決めます。

5W1Hは、担当者ごとに見えるかしましょう。

図形⑥

Do(実行)

計画したことを実行に移します。どこまで進んでいるのかを見える化しましょう。目標が数値がされているならグラフを使って進捗を一目でわかるようにします。

実行したことは次のCheckで評価しますので結果がわかるように随時記録を残しておきましょう。失敗したこと、うまくいかなかったことなど記録します。

Check(評価)

実行したことを評価します。振り返りを行うことで、うまくいったことも次につなげるため、なぜうまくいったのか分析します。

うまくいかなかったこと、失敗したことは、同じ失敗を繰り返さないため分析します。

Action(改善)

評価段階で悪かったことを改善します。同じミスを繰り返さないためにはどうしたらいいのか。目標をクリアできなかった場合はどうようにしたらよい結果が出せるのか。

ゴールまでに時間がかかる場合、中止するのか目標を変更するかこの段階で決めましょう。

PDCAサイクル 例 事務所編

PDCAサイクルの例として会議やミーティングでめんどくさい仕事と言えば、議事録作成があります。この作業を効率化するためにはどうすればいいのかを検討してみます。

Plan 計画

議事録作成を効率化したい、今はやりのAI議事録を導入してはどうであろうか?AI議事録のアプリの選定や運用方法を計画します。

Do 実行

会議やミーティングで議事録作成アプリを使って見る

Cheack 評価

席が遠かったり声が小さい人がいてAI議事録に声が認識されない場合があった。精度は70%ぐらいだった。

Action 改善

声の認識率を70%から上げるために一人ずつ席の前にマイクを用意して声を録音しよう

マイクの選定などを計画して会議で使って見る評価をするという風にPDCAを繰り返していきます。

PDCAがうまく回せない

PDCAは「Plan(計画)」の段階で勝負が決まります。うまく回らない場合は計画を見直しましょう。

特に改善活動などは、日々行われている業務とは別で動いていることが多いです。業務が忙しくなると実行できなくなる場合があります。

その場合は誰が実行するのか見直し日程に無理がないのか確認をしてください。

うまく回っていない原因のもう一つの理由がCheck(評価)Action(改善)が行われていない場合もあります。

振り返りは正直、めんどくさいものです。特に時間が立てば詳細を忘れてしまう可能性もあります。

そこで振り返りを習慣化するためのおすすめはKPTを導入することです。振り返りがうまくいっていない場合はリンクのKPTを確認ください。

KPT 振り返りのフレームワークKPT使って日々改善を行いましょう!

まとめ

PDCAをきちんと回せば改善のサイクルが高速で回っていきます。高速で回すためのコツがPlan(計画を)しっかり立てる。

「仕事は段取りが8割」と言われるように、仕事で高い成果をあげるには計画が欠かせません。

5W1Hで、小さなサイクルからでも徐々に大きくしていけば、大きな効果になります。最初のうちは、うまく回らなくても根気よく続けて見るといいでしょう。