仕事をしていると上司や部下、部署内のメンバーなどに対して何らかのことを伝えること多く出てきます。特にリーダーともなってくると他部署や社外の人たちに対して交渉をすることも多くなってくるでしょう。
どんなに素晴らしい提案や話でも上司や決裁者を説得できなければ仕事のスタートは始まりません。
皆さんは交渉に行くにあたり十分な準備を行っていますか。行き当たりばったりで上司に説得しに行ってとよくわからないと言われて十分に伝わらないことなどありませんか。
今回は伝わらないことを少しでもなくすためにわかりやすく相手に伝えるための準備の基本である「５W１H」ビジネスフレームワークを紹介します。
５W１Hとは？
５W１Hとは英語の頭文字を取ったもので「Who」（だれが）、「What」（なにを）,「Who」（なぜ）、「When」（いつ）、「Where」（どこで）、「How」（どのように）の内容に沿って相手に伝えたい情報を整理するフレームワークです。
上司への報告ごと、質問や問いかけ、営業や他部署への交渉ごと、企画会議やプレゼン、ビジネス文書作成、プロジェクトの管理や仕事の段取りまでさまざまなシュチュエーションに活用できます。
５W１Hにまとめる目的
相手に自分の考えを伝えたときによくわからないと言われ「話の内容がきちんと伝わらなかった」、分かったと言われたが意図通りの行動をしてくれない「間違った内容に伝わった」などありませんか。
話し終わったあとに伝え忘れたということもあると思います。相手に伝えるということは難しい、相手の年齢や役職や今までしてきた仕事など歩んできた人生の違い、価値観の違いなどあります。
伝えたいことを抜け漏れをなくし相手に本質をわかりやすくつかみとってもらうために５W1Hにまとめ上げます。
５W1Hの各要素の意味
Who （ 誰が ） 自分、上司、同僚、他社、顧客など
上司なのか、他部署の人なのか、それとも部下に対してなのか、もしくは全員に対して説得することもあるでしょう。
What （ 何を ） モノ、カネ、ヒト、サービスなど
説得するときたまに、話がそれていく場合とかありますので説得することを明確にします。
Why （ なぜ ）目的、目標、理由、背景など
理由が不明瞭だと誰も納得してくれませんので理由を明確にします。
Whene （ いつ ）時間、期限、頻度、順番など
説得する時の時間も大事です。朝の忙しい時に話をすると聞いてくれない場合があります。一般的には説得するときの時間帯は昼一か夕方がいいそうです。
Where （どこで ）場所、場面、位置
ホームかアウエーによって心理的に変わってきます。他の人がいる場所で話をするのかミーティングルームで話をするのか話す内容によっても場所は変わりますので場所選びは重要事項です。
How（ どのように ）手段、方法、コスト
説得の仕方や手順も重要です。頭の中を整理して話す順序とかきっちり考えておけば話しやすいです。
５W１Hの例 上司への報告
５W1Hはシュチュエーションによって効果的な順番があります。
例えば上司への報告の場合は
When（いつ） → Where（どこで） → Who（だれが） → What（なにを） → Why （なぜ）→ How（どのように）
すぐに上司に報告することは大切ですが、報告する前に５W1Hでまとめ上げます。最初のうちは紙に書いてまとめて慣れてきたら頭の中で整理できるようになりましょう。
上司への報告
When（いつ）
昨日、行われた
Where（どこで）
地方の合同販売会
Who（だれが）
私たち販売チームが
What（なにを）
製品Aを
Why（なぜ）
製品を体験してもらうために
How（どのように）
製品のプレゼンテーションを行ったあとにVRゴーグルを使って仮想的に製品を体験してもらった
最初は各項目を明確にして、箇条書きにしてどんどんポイントを書いて最後に詳細を詰めていけば、すばやく、わかりやすい報告書が作成できます。
まとめ
５W１Hでうまく話しの内容をまとめあげれば抜けや漏れもなくなり相手に伝わりやすいコミュニケーションが自然とできるようなると思います。
５W１Hで伝えたいことを漏れなく伝えるための方法ではありますが、すべてを埋めようとして報告に時間をかける必要はありません。時には報告するスピードの方が大事なことがあります。
優秀な上司なら報告に対してわからないことがあれば、的確な問いを投げかけてくれる人もいますので、そこで新たなコミュニケーションが発生してプラスになることもあります。
５W1Hは各項目を埋めることが本質ではありません。自分自身の情報を整理してわかりやすく伝えることが重視してください。
５W１Hは、その他に派生で5W2Hや6W3Hなどいろいろな種類があります。まずは5W1Hの基本さえしっかり覚えていれば他の事にも応用が効きます。今回の記事で５W1Hが習慣化してビジネスに役立てていただければと思います。
