トーマス・アルバ・エジソン(1847-1931)は生涯におよそ1300もの発明を行ったアメリカの偉大なる発明家。彼の名言のひとつに「メモこそ命の恩人だ」という言葉は有名です。エジソンは日ごろからメモをこまめに取る「メモ魔」だったそうです。
何でもメモのおかげで裁判に負けずに済んだことがあるそうです。たしかに、仕事で上司と部下、取引先など間で「言った言わない」のトラブルが起こることもあります。ミーティングの次の日になったら半分ぐらい話の内容を忘れているということありませんか。仕事だけなく生活においても買い物に出かけてついつい買い忘れてなんてこともあると思います。
エジソンのように日々、メモを取っていればトラブルが起きても忘れても、すぐにメモを見直すことができます。今回は、どこでも気軽にメモが取れて必要なメモも検索で一発。整理整頓も簡単なGoogle Keepを紹介していきます。
Table of Contents
Google Keepとは
Google が提供するクラウドにデータを保存するメモ帳でパソコンやスマホ、タブレットなどで利用か可能で文字や、写真、音声などをメモ内に簡単に保存することできます。Googleのアカウントを持っていると無料で利用ができます。
パソコンからKeepを利用する場合はGoogle アカウントでログイン後に「Google アプリ」ボタンをクリックして下スクロールしていくと「Keep」アプリがあります。
Google Keep インストール スマホ
メモは、やはり素早くどこにいても取れる環境が必要です。パソコンで利用するより、常に持ち歩いているスマホで利用する方が便利です。
iPhone 版 Keep
Android版 Keep
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep&hl=ja&gl=US
ここからはiPhoneで操作・機能説明を行っていきます。
iPhoneのホーム画面を開き「AppStore」をタップします。
上にある検索窓で「keep」と入力して検索します。
「Google Keep – メモと」アプリを見つけたら「入手」をタップします。
アプリのダウンロードが開始されインストールが完了したら最後に「開く」をタップします。
利用するをタップします。
Google アカウントの設定してインストールの完了です。
メモの新規作成
メモの新規作成は「+」ボタンをタップします。
タイトルを入力して、その下にメモを入力します。
「<」をタップすると画面を元に戻すことができます。
メモの色・背景の変更
メモを長押しすると上段にツールーバーが表示されます。 パレットアイコンタップするとメモのカラーを変更することができます
メモを開いてから下にあるパレットをタップするとメモのカラーや背景を変更することができます。
チェックボックス
書いた箇条書きなどリスト上のメモにチェックボックスを付けることができます。
「+」をタップして「チェックボックス」をタップします。
チェックボックスを元に戻したい時は右上のボタンから「チェックボックスを非表示」をタップすると戻すことができます。
チェックボックスをタップすると下の「選択中アイテム」に移動して打消し線で表示されます。
並び順を変更したい時は左側のボタンをスワイプすると並び順を変更することができます。
写真・図形・音声の文字変換と貼り付け
画像を貼り付けたい場合はメモを開き「+」タップします。
撮影して写真を貼り付けたい場合は「写真撮る」をタップします。iPhone内の画像を貼り付けたい場合は「画像を選択」をタップします。
手書きで入力したい時は「図形描画」をタップします。
iPhoneだと手書きの描画は急いでメモ入力したい時、短い文字を書き込む時などに便利です。
ペンのボタンをタップすると太さや色の変更ができます。
書いたものを移動したり、拡大、縮小する時は選択ボタン、消したい時は「消しゴム」アイコンをタップします。
右上のボタンをタップすると
描画した画像を削除することや背景にグリッド線を引くことができます。
音声メモ
Google Keepは音声でメモの入力ができます。
入力したメモはテキストデータと音声データが作成され、もしテキストデータが誤変換されていても音声で確認ができるようになっています。
「+」ボタンから「録音」をタップします。
入力したいメモをスマホに向かって話します。
「Google マップ」とiPhoneに向かってしゃべると上にテキストデータ、下に音声データがメモに保存されました。
削除する時は音声データは「ゴミ箱」アイコンをタップします。
テキストデータは通常のテキスト同じように削除できます。
メモを共有する
メモは複数の人と共有することができます。
右下のボタンをタップして「共同編集者」をタップします。
共有したい相手のメールアドレスを入力して「完了」でメモの共有ができます。
共有相手には共有しましたとメールが届きます。
検索機能
メモが増えてくると必要なメモが見つからない、どこにあるのかわからないことがあります。
上部にある「メモを検索」に探したいメモに入力されていると思う「キーワード」を入力するとメモ内を検索して検索結果の一覧が表示されます。
ピン留め
メモが増えてくると古いメモはどんどん下へ表示されていきます。
いつも見たいメモや重要なメモを最上段に常時表示したい時はピン留めが有効です。
メモを開き上段にあるピンアイコンをタップすると、いままで下にあったメモが上段に移動しました。
メモを長押しすると上段に表示されるツールにメモのピン留めやピンを外すこともできます。
削除とアーカイブ
メモを開き下のボタンをタップして「削除」をタップするとメモを削除することができます。
メモを長押しでツールーバーが表示されたら右にあるボタンをタップしてから「削除」をタップしてメモを削除することもできます。
メモをアーカイブにすることができます。
アーカイブとは、使い終わったメモだったり重要でないものが増えてきた場合に削除をしたくないけど、リストには表示したくないものを別の場所に移動することができます。
アーカイブは削除と違いデータを破棄するわけでなく不要なものを保存しておく倉庫のようなものです。必要なったら簡単に元にもどすことができます。検索もできるためメモの整理整頓には欠かせない機能です。
使い方はメモを長押しして上端に表示されるツールバーに「↓」アーカイブボタンをタップします。
メモを開いたときに表示される上端にもアーカイブボタンがあります。
アーカイブの保存されている場所は左上にある「三」ボタンをタップすると表示されます。
アーカイブをタップすると一覧が表示されます。
アーカイブを解除したい時は長押しでアーカイブボタンをタップすると元のメモに戻ります。
リマインダー機能
Keepは指定の時間や場所に移動するとアラートを表示することができます。
メモを開いて上部にあるベルアイコンをタップすると日時や場所を設定できます。
指定時刻になるとiPhoneに通知が表示されます。
リマインダーを削除したい時はもう一度、ベルアイコンをタップして「削除」をタップするとリマインダーが削除されます。
ラベル
Keepでメモをカテゴリーごとの分ける「ラベル」機能があります。
ラベルを作成するために「三」ボタンをタップします。
「新しいラベルを作成」をタップします。
「新しいラベルを作成」からラベルの名前を入力して新規作成します。
作成したラベルは下に一覧が表示され鉛筆ボタンをタップするとラベル名の編集や削除ができます。
ラベル分けする時はメモを長押ししてツールバーのラベルボタンをタップします。
ラベルの一覧が表示されますので選択してラベルの貼り付けの完了です。
メモの下にラベル名が表示されます。
「三」ボタンからラベルの一覧を表示してラベルをタップするとタップしたラベルのみを表示することができます。
最後に
スマホで作成するメモ帳いかがでしたか。複数のメモを保存したり検索したり、他の人と共有することができて紙のメモにはない機能があります。
紙のメモにもメリットがあるためすべてをデジタルメモに置き換えるべというわけでではないですが、デジタルのメモが得意とするところはスマホのメモ帳を使い、アナログのメモが得意なところは紙のメモ利用して、仕事上の重要なメモや備忘録など使い分けて利用していけば仕事の効率化に繋がっていくのではないでしょうか。