イベントやお店の受付などで名前や会社名の記入することがあると思います。いまならコロナの関係で緊急時連絡先の記入をすることも多いでしょう。
連絡先の記入に必要な名前、住所、電話番号、メールアドレスなどを紙に記入したデータを紙のまま保存すると必要なデータを調べるのにも紙を１枚１枚調べなければいけません。Excelなどに落とし込むにも転記作業が必要になります。数枚程度ならまだしも数万枚になると膨大な作業が発生します。
会社内の業務のデジタル化、ペーパレス化はある程度進んでもお客様が関わる部分をペーパレス化するのは難しいことが多いです。紙で書いたものをOCR（光学的文字認識）を使ってデジタル化する手段もあります。たしかに年々、文字認識の精度が上がり使い勝手が良くなりましたが手書きを認識するOCRソフトは値段が高い。なかなか投資対効果が見合って導入できる企業は少ないと思います。
世の中、IT化が進みましたがまだまだ不得意な人が多い状況のなか、どうすれば費用をかけずに不得意な人でも簡単に紙を使わないようにデジタル化できるのか。「その答えのひとつに手書きアプリを使ったデジタル化という方法もあると思います。」
今回、記入業務（電子申請、受付業務、etc）をデジタル化するための方法として「手書きキーボード」＋「Google フォーム」を使った方法を紹介します。
Google フォームの作り方は下のリンクで確認ください。
基礎編の知識があれば作れるようになりますが入力チェックやミスの防止など間違いを少なくするためには応用編も覚えた方が良いと思います。
今回、使用するのは連絡先記入フォームです。
「名前」、「住所」、「電話番号」、「メールアドレス」からなる簡単な記入フォームになります。
手書きアプリはiPad のアプリ「手書きキーボード」を使用します。2021年10月時点で490円の有料アプリになります。
■アプリのインストール方法
AppStoreから手書きアプリをダウンロードしてアプリを開きます。
最初にキーボード設定が必要なので「ここをタップして設定を開く」をタップします。
「キーボード」をタップします。
「英語」、「日本語」両方ともONにします。これでアプリの設定は完了です。
これで使用する環境がそろいましたのでiPadでリンクを開くかQRコードを読み込んで連絡先記入フォームを表示します。
iPadで開いたらキーボードの切り替えを行います。一度、「名前を記入してください。」の入力欄をタップします。
地球儀マークをタップします。
画面のように手書きキーボードになって完了です。
手書きで入力してみます。きちんと変換されます。
次に手書きキーボードアプリの画面構成を説明いたします。
■「連絡先の自動入力」をOFFにする
「連絡先の自動入力」はSafariの標準機能でデフォルトでONになっています。この機能はiPad内の連絡先を自動入力してくれる便利な機能ですが今回、不特定多数の人に入力してもらうことを想定していますので機能をOFFにします。手順は iPadの「設定」→「Safari」→「自動入力」→「連絡先の情報を使用」をタップします。
①「設定」をタップします。
②設定画面を下にスクロールして①「Safari」をタップします。次に②「自動入力」をタップします。
ONになっている「連絡先の情報を使用」をOFFにします。
■「手書き文字種の選択」
「あ」を選択している時はひらがなや漢字などの日本語ができます。
「A」に選択すると英語入力になります。
「１２３」で数値入力になります。
注意する時は「A」の時は日本語を手書きしても全く認識してくれません。基本で「あ」にしておくと手書きの英語も数値も入力できます。
■「設定」
ここで手書きキーボードの設定を変更できます。
デフォルトでも問題はないと思いますが使用用途によって使いやすいように変更してみてください。
■「クリアボタン」
入力途中の文字や確定した文字を消すことができます。
■「確定ボタン」
手書きした文字を確定して文字を入力します。
■「文字移動と空白」
入力した文字を訂正したい場合にカーソルキーを移動するのに使います。
まとめ
お客様に対して１００％電子化を求めるのは難しいですがデジタルで入力するのが苦手の人がいるように反対に紙よりデジタルで入力したい人もいます。紙でも電子入力でもどちらでも対応できる体制を整えて仕事の生産性を上げていければと思います。
