議事録アプリ「Group Transcribe」で自動で議事録を作成しよう!

Group Transcribe

一部の企業ではリモートワークが増えミーティングがほぼオンラインになった企業も多いと思います。なかにはオフィスを廃止して社員全員がフルリモートでコミュニケーションをすべてオンライン上で行う会社もあるそうです。

しかし、一部のIT企業など限られた業種では実現できるフルリモートであって大半は出社が必要な企業は多く、会議室やミーティングルームなどに集まり飛沫防止のパーティション越しにミーティング。

遠隔地の参加者がいればZoomやMeet,TeamsなどのWEBアプリをつないで行う企業の方が多いと思います。

会議やミーティングで手間が多い業務と言えば議事録の作成。参加できなかった人や備忘録のために作成しても本当に読まれているの活用されているのと思う瞬間があります。

ミーティング時間が30分から1時間ぐらいならまだしも、プロジェクトやグループワーク、アイデアソンなど半日に及ぶものだと、さあ大変、議事録作成することがひとつの仕事になってしまう場合があります。

本来、議事録は「決定事項を明確にして関係者に共有するためのもの」事細かに時間をかけて書くものではないですが、議事録の作成方法の決まりがないため詳細に書かれているものも多く見受けられます。

議事録を詳細に書くためにミーティング中にメモ。そのメモのために発言ができないとなっては本末転倒です。

ミーティングに集中するために議事録作成を効率化するために、今回はMicrosoft 社のリアルタイム文字起こしツールのGroup Transcribeを紹介していきます。

Group Transcribeとは

Group Transcrib(グループ トランスクライブ)とはMicrosoftより2021年3月にリリースされたリアルタイム文字起こし翻訳アプリです。

会議室などで集合して行う対面でのオフラインのミーティングで活用できるツールです。アプリは無料で使用することができ広告などが表示されることもありません。

ここがピカイチ 文字起こし精度 

Group Transcribは文字起こし精度がかなり高いです。AIで文字起こししていることもありますが、通常この手のアプリは文字変換の精度の鍵を握るのはマイクになります。

会議室やミーティングルームなどに設置されているマイクスピーカーで、集音して文字起こしツールを使うと精度がいまいち聞き取れていない箇所も多くあります。

その原因は飛沫防止のパーティションでマイクがパーテション越しにあると文字起こしできない場合が多いです。ただ、マイクに近い人は、かなり精度よく取られていることが多く離れていくにしたがって制度が悪くなる。マイクは文字起こしの生命線とも言えます。

このGroup Transcribは何が優れているのかといいますと参加者は端末(スマホ)マイクを使って集音して集約して文字起こしすることです。

マイクが目の前にあるため声がはっきりと集音されるため文字起こしの精度が格段と高くなります。

Group Transcribeの欠点

文字起こし精度が完璧なGroup Transcribeですがふたつ欠点があります。それは一回のセクションが30分に制限されていることとオンラインで使用できないことです。

会議やミーティングなど30分で終わるものもあるでしょうが、定例会議など長いものだと1時間に設定されている場合もあると思います。

基本30分で一度セクションが終了しますが、セクションの開始、再接続は簡単なので時間になったら会議の進行の邪魔にならないように再度つなげるのもひとつの手段だと思います。

二つ目の欠点である招集方法。Group Transcribeは参加者の接続にBluetoothを使うため有効範囲(10メートル以内、ミーティングルーム内)を超えて接続ができないのです。オンラインで行うミーティングは別のツール選定が必要になります。 

Group Transcribe ダウンロード方法

2022年2月の時点ではGroup TranscribeはiPhone用のアプリしかありません。

Group Transcribe on the App Store (apple.com)

TranscribeはiPhoneのQRコード

TranscribeはiPhoneAppStore

Gropu Transcribe インストール方法

AppStoreからTranscribeを入手する

上のダウンロード方法にあるQRコードをカメラアプリで読み込むか「AppStore」で「group transcribe」と検索します。

アプリを「入手」をタップしてダウンロードとインストールが終わりましたら「開く」をタップします。


アプリの紹介

アプリの紹介が表示されます。「次へ」をタップして確認します。

紹介が不要な方は「×」をタップして表示を消してください。


利用規約を承認する

利用規約が表示されます。中身を確認して「承認」をタップします。


表示名と言語を設定する

①「表示名」を入力します。

文字起こしされた文の先頭に表示名が表示されるので誰が話をしたことが一目で確認ができます。

②言語を選択して③「完了」をタップします。


Bluetooth使用にOKをタップする

「”Group Transcribe”がBluetoothの使用を求めています。」「OK」をタップします。

これで端末のセッティングの完了です。

文字起こしの開始と参加方法

文字起こし開始

ミーティングの進行の処理

ライブ文字起こしを開始する時は最初に「開始」ボタンをタップします。


マイクのアクセス許可をタップする

ミーティング進行者の処理

はじめて開始する場合は「Group Transcribe」がマイクへのアクセスを求めてきますので「OK」をタップします。


ミーティングIDの確認をする

ミーティング進行者の処理

参加者を待ちます。

接続はBluetoothのため近くにいないと参加者はセッションに参加できないので上部に表示されているIDを目印に参加してもらいます。


セッションを検索する

参加者の処理

アイコンをタップして近くで開かれているセッションを検索します。


セッションに参加する

参加者の処理

近くで開かれているセッションが見つかるとIDが表示されますので「参加」をタップします。


セッションに参加しました。

①セッションに参加者が集まってきます。

②参加者の人数が表示されます。

以上でセッションの完了です。あとは話をするとリアルタイムに文字起こしされていきます。

終了は左上の「<」をタップするとセッションが終了します。

文字起こしデータの取り込み

セッションのデータを書く出す。

タップすると文字起こしのデータを確認することができます。

データはテキストデータとしてパソコンへ移動させたい場合はデータを書き出すことができます。


セッションをダウンロード

文字起こしのデータを開いたら右上のボタンをタップします。

アプリの一覧が表示されますのでメモ帳に書きだしたい時はメモアプリへ、そのまま他の人とデータを共有したい場合はメールアプリでメールに貼りつけて送信やGoogleDriveなどのストレージにtxtデータとして書き出すこともできます。

参加人数と注意事項について

参加人数はBluetoothで接続できるのが4人が最適です。5人目から接続しようとすると接続先が表示されません。

5人目以降は、Bluetoothでは参加できませんが、ミーティングコードを手入力すると参加することができます。

セッションの注意事項

ただ、人数が多いと接続が切れることが多いので参加人数は、やはり4人までと言えます。

セッションに問題が起きる

もし、4人以上の多人数で行う時は二人一組で1台のiPhoneを使うのもひとつの手段です。誰が話をしたのかわからなくなること、文字起こしの精度が若干おちますが、接続台数が増えるたびにセッションから落ちて再接続が必要なことを考えると多人数で行うときはiPhoneを共有した方がいい場合もあります。

多人数で行う場合はスプリッター

ひとつの手段として多人数で行う場合は、iPhoneにスプリッターを繋げて行う方法もあります。

スプリッターにマイクを繋げれば1台のiPhoneで5人まで集音が可能になります。この場合もしゃべっている人の名前はわからなくなりますが、声をテキスト化したい場合は有効です。

スプリッター同士を繋げることもできますので、ふたつスプリッターあれば9個のマイクを繋げることができます。

発言者以外の人物は話さないように徹底すれば多人数でGroup Transcribeを使うことができます。

最後に

Group Transcribeいかがでしたか。リアルタイムに文字起こしされる精度かなり高いと感じるはずです。30分という制限はありますが小さなミーティングに活用したいアプリだと言えます。

文字起こしされたデータで重要事項を探しやすくするために例えば、「課題」の話をする時は最初に課題と言葉を発し文章化する。「決定事項」も決定事項と言ってから話をすると文字起こしされたデータが確認が取りやすくなります。チーム内で合言葉を決めておくと議事録作成も効率化します。ぜひ Group Transcribeで議事録作成の生産性を上げていきましょう。