ビジネスメールの基本 BCCとCCとは

メールを送るときに、BCCとCCという項目がありますが、どういう意味で、どう使い分けるのでしょうか。この記事では、BCCとCCの違いと使い方について説明します。

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メール BCCとは

BCCとは、Blind Carbon Copyの略で、日本語では「秘密の宛先」と呼ばれます。BCCに入力した宛先にはメールが届きますが、他の宛先は表示されません。

つまり、BCCに入力した人はメールの送信先が誰なのか分からない状態になります

BCCを使う場合は、以下のようなシーンがあります。

・大勢の人に同じメールを送るときに、個人情報を守りたい場合

・メールのやり取りを第三者に知られたくない場合

・メールの返信を特定の人だけにしたい場合

例えば、クレーム対応などでメールを送るときに、上司や同僚などにもコピーしたい場合は、BCCに入力すると、相手に知られずに情報共有できます。

さらに、メーリングリストなどでメールを送るときに、返信が全員に届くのを防ぎたい場合は、BCCに入力すると、返信は自分だけに届くようになります。

CCとは、Carbon Copyの略で、日本語では「複写」と呼ばれます。CCに入力した宛先にもメールが届きますが、他の宛先にも表示されます。つまり、CCに入力した人はメールの送信先が誰なのか分かる状態になります。

CCを使う場合は、以下のようなシーンがあります。

・関係者全員に情報共有したい場合

・複数の人から意見や回答を求めたい場合

・特定の人へのアピールや圧力をかけたい場合

例えば、プロジェクトチームで進捗報告などのメールを送るときに、CCにチームメンバーのアドレスを入力すると、関係者全員に情報が伝わります。また、質問や依頼などのメールを送るときに、CCに複数の人のアドレスを入力すると、誰がどう回答したかが分かります。

CCを使うと便利な場合もありますが、注意しなければならない点もあります。

・CCで送った相手が多すぎると迷惑になる

・CCで送った相手から返信が来た場合、他の宛先にも届く

・CCで送った相手が必要ない情報だと思って無視する可能性がある

例えば、関係のない人までCCに入れてメールを送ると、相手に迷惑がかかります。また、CCで送った相手から返信が来た場合は、「全員返信」ボタンを押すと、他の宛先にも返信が届いてしまいます。さらに、CCで送った相手が自分に関係ない情報だと思ってメールを開かなかったり、読まなかったりする可能性もあります。

BCCとCCは似ているようで違う機能です。BCCは秘密性や個人情報保護の観点から使うことが多く、CCは情報共有やコミュニケーションの観点から使うことが多いです。メールを送るときは、相手の立場や関係性を考えて、BCCとCCを使い分けましょう。