簡単に始められる紙のアンケートは、ExcelやWordを使って手軽に作成することができます。アンケート方法の解答方法は、紙を印刷して配布したりPDFにしてメールで配信することもあると思います。しかし、紙やPDFでの配布は簡単ですが集計業務が大変です。
数十人程度なら数十分程度で集計ができるかもしれませんが数百人、数千人ともなるとアンケートの集計作業は大変すぎる状態です。
ExcelやWordと同じように簡単にアンケートを作成することが出来て集計業務を自動化する方法があります。それが無料のアプリGoogle フォームです。今回はGoogle フォームの作り方やアンケート集計の一連の流れまで確認をしていきます。
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Googleフォームとは
GoogleフォームとはGoogleが提供するWEBフォーム作成ツールでGoogleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用ができます。
複数のテンプレートが用意されておりイベントの出欠確認、招待状、申込書、アンケート、小テストなどが最初から用意されています。
テンプレートを使いカスタマイズしたり空白の状態から簡単にマウス操作だけでパーツを配置してフォームを作成するができます。
フォームから送信されたデータは、自動でGoogleのスプレッドシートに集計を行うことも可能です。
利用用途について
Googleフォームの利用用途として考えられるのが社内アンケート集計や社内イベントの出欠確認、総務文書の電子申請、緊急連絡網、アイデア次第でいろいろなことに利用ができます。
基礎編 Google フォームの使い方
それでは実際の使い方を説明していきます。
今回は従業員満足度調査アンケートを作成していきます。グーグルフォームを作成するためにはGoogleアカウントが必要です。もし持っていない方はあらかじめ取得してください。
Googleアカウントにログインしているブラウザを開き右上の「Googleアプリ」ボタンをクリックして「Forms」をクリックします。「Forms」が見当たらない場合は下へスクロールするとあります。
テンプレートを使う場合は「テンプレートギャラリー」をクリックするとテンプレートがたくさん表示されます。今回は白紙からフォームを作成して行きますので「空白」をクリックしてください。
「無題のフォーム」と書かれた部分をクリックしてアンケートのタイトルを入力します。「従業員満足度調査」と入力してください。
「フォームの説明」と書かれた部分のアンケートの趣旨を書き込みます。
質問を入力して「質問形式」を選択します。
質問形式は全部で１１個あります。
■「記述式」
名前やメールアドレスなど短文を入力する時に使うのが「記述式」になります。
回答の文字数は２０文字程度が表示できます。入力はもっと長く入力できますが１行にしか表示されないので見づらくなります。長くなる場合は次の「段落」を使用してください。
■「段落」
段落を分けるような長文の入力する時に使います。
■「ラジオボタン」
複数の選択から回答を一つだけ選ぶ場合に使います。「その他」を追加から項目を増やせます。
「画像」アイコンをクリックすると選択肢ごとに画像をクリックすると追加することもできます。削除する時は「×」をクリックします。
■「チェックボックス」
複数の回答から１つ以上の回答を選択する時に使います。その他の機能はチェックボックスと同じです。
■「プルダウン」
プルダウン形式で回答を選択します。選択が複数ある場合に有効です。
■「ファイルのアップロード」
ファイルをアップロードしてもらうことができます。ただし相手がグーグルアカウントを持っていないとアップロードできませんので注意してください。
アップロードの形式やファイルの最大数とファイルサイズが指定できます。アップロードされたデータはフォームを作成した人のアカウントのマイドライブに保存されます。最大容量を設定する場合は「変更」がら調整します。
■「均等目盛」
５段階評価など目盛り付の回答につかいます。
■「選択式」（グリッド）
列と行がグリッド形式の回答をする時に使います。行や列を追加する時はそれぞれの追加ボタンをクリックします。
■「チェックボックス（グリッド）」
グリッドの選択の中からひとつだけ選択する場合に使います。使い方は 「選択式」（グリッド） と同じです。
■「日付」
日付を選択する時に使います。
「設定」ボタンから日付と時刻を入力するように変更もできます。
■「時刻」
時間帯を入力する時に使います。
設定ボタンから時刻から経過時間に変更することもできます。
経過時間は作業時間など経過した時間を入力したい時に使います。
■質問の共通機能
フォームをコピーしたり削除することもできます。その他に「設定」ボタンをクリックすると「説明」を追加することができます
「説明」ボタンをクリックした画面
■フォームのデザイン変更
上部にあるパレットアイコンをクリックするとフォームのテーマを変更できます。ヘッダーに画像を挿入したり色を変更できます。
■プレビューアイコン
「プレビュー」アイコンは作成したフォームを実際の見た目と入力形式でチェックする時に使います。
■各パーツの追加ボタン
■従業員満足度調査のフォーム
それでは簡単に従業員満足度調査のフォームを作成して行きます。
①質問を入力します。「あなたの性別をお知らせください。」
②性別の確認をするので選択肢のうち一つしか選択できないラジオボタンを選びます。
③各項目「男性」と「女性」を入力します。
④「質問を追加」ボタンで次の質問を作成します。
①質問を入力します。「あなたの年齢をお知らせください。」
②年齢は年齢層別に確認します。項目数が多くなるので「プルダウン」を選択します。
③それぞれ年齢層を入力します。
④次の質問を移動します。
①質問を入力します。「所属部門をお知らせください。」
②ラジオボタンを選択します。
③各部門を入力します。
④次の質問へ移動します。
①質問を入力します。「現在の仕事はやりがいがある」
②段階評価で入力してもらうため「均等目盛」を選択します。
③説明文を入力するので「設定」ボタンを押して「説明」にチェックを入れます。
④説明文を入力します。「1.ある 2.ややある 3.どちらともいえない 4.あまりない 5.ない」
⑤１に「ある」最大値を入力して５を「ない」の最小値にします。
⑥次の質問へ移動します。
①質問を入力します。「働くうえで重視する項目を選択してください（複数回答可）」
②複数の回答を選択するので「チェックボックス」を選択します。
③各項目を入力します。
④次の質問へ移動します。
①質問を入力します。「職場に対して悩みや要望がございましたら、ご自由にお書きください。」
②自由回答なので長文を入力できるように「段落」を選択します。
以上で質問の入力の完了です。
基礎編 質問を必須にする場合
質問を必須にしたい場合は「必須」ボタンをONにすると回答が入力されていない場合エラーを表示することができます。
基礎編 アンケートの配布方法
アンケートの配布方法は３種類 「メールから送信する方法」、「リンクを作成する方法」、「HTMLに埋め込む方法」があります。
「送信」ボタンをクリックします。
「メールから送信する場合」
メールボタンをクリックして「送信先」、「件名」、「メッセージ」を入力します。
「送信」ボタンをクリックするとアンケートがメール送信されます。
送信されたメール
「リンクを作成する方法」 メールにアンケートを貼り付けて送信したくない場合やQRコードを作成する場合に使います。
リンクボタンをクリックして「コピー」をします。
「HTMLに埋め込む方法」 ホームページに埋め込む場合はこちらの方法を使います。
リンクボタンをクリックして「コピー」します。
基礎編 回答の検証を確認する
「回答」をクリックすると回答を確認できます。
「スプレッドシート」ボタンをクリックすると回答をスプレッドシートにすることができます。
「設定」ボタンをクリックするCSVでデータをダウンロードしたり印刷することができます。
Google フォーム応用編について
Googleフォームには入力した値をチェックする機能や回答に応じて質問を変更する条件分岐の設定がありますので、応用編で確認していきます。
