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定期的な整理と削除
定期的にフォルダーを見直し、不要なファイルを削除することで、ストレージの効率的な使用が可能です。使われていないファイルや古いバージョンのファイルを削除することで、スペースを確保しましょう。
新しいファイルの整理習慣
新しいファイルを保存する際には、すぐに適切なフォルダーに配置する習慣を身につけましょう。
よくあることですが、「後で保存しよう！」、「今週末やろう！」など、後回しにすると整理が難しくなり、結局散らかった状態が続いてしまいます。
一時ファイル置き場
共有フォルダを作成するポイントのひとつが一時的に共有したいファイルの置き場を作成することです。
ファイルが散らかる要因ののひとつとして一時的に共有したい、例えば作成途中の資料やミーティングにつかう資料、容量の大きな複数の画像データ、ビデオデータなど共有フォルダに保存しておく必要はないけど、一時的に共有したいファイルは結構多いと思います。
そこで、一時的にファイル保存しておくフォルダを用意しておき、ルールとして使い終わったら削除することにします。
さらに「使い終わった後に削除する」とルール化しても削除しない人が出てきますので、月末、または年末に「一時ファイル置き場」のフォルダは空にするというルールも付け加えます。
削除方法は手間がかからないようにバッチファイルなどで自動的削除するようにしましょう。
バックアップとセキュリティ
大切なファイルは定期的なバックアップを行い、セキュリティ対策を怠らないようにしましょう。フォルダー整理が進む一方で、データの保護も忘れずに行いましょう。
バックアップも自動的に行うフリーソフトが多数ありますので利用するといいでしょう。
さいごに
ファイルの整理をしなくても検索機能を使えばファイルを探すことができるので、いちいち整理整頓する必要がないのではという考えもあります。
しかし、いちいち検索機能を使わなくても一目でわかるフォルダーやファイル状態にすることは、新入社員や部署の移動などで新しい人が入ってきた時にすぐにファイルを探せるようになります。
日々の業務を効率的に行いミスのない業務を進めるためにもファイル管理は必須と言えますので、ぜひ、今回のフォルダー・ファイル出力方法を確認して整理整頓してみませんか？
