ビジネスマナーのひとつである署名。メール本文の最後に追加する発信者の連絡先情報をまとめたものです。名前、部署、役職、電話番号、会社の住所などの構成で送信者が「どこ」の「だれ」なのかを表すものであり「署名は会社の顔」となる大切な営業ツールにもなります。
一般的な署名は必要な時に見られる程度で、ほとんど読み飛ばされるケースが多いですが、デザイン性を重視した署名は受信者に注視してもらえる可能性が高くなります。
この署名をうまく使い、広告や販促ツールとして利用したり、おしゃれなデザインに作成して会社で統一する。ブランド訴求やブランディングなどさまざまな活用の道があります。
今回は、ビジネスの場でも使うことが多いメールソフト。Gmailの基本的な署名の設定方法を紹介します。最初に基本的な署名の作成、テキスト形式を作成して最後にデザインを自由に設定できるHTML形式を作成していきます。
署名を自身や会社のアピールする営業ツールに変化させていきましょう！
目次
Gmailの署名を設定する パソコン
最初はよく見かけることが多い標準テキスト形式の署名を設定します。
パソコンからGmialを開きます。
Gmailを起動したら「設定」ボタンをクリックします。
クイック設定が開きますので「すべての設定を表示」をクリックします。
①「全般」タブを下の方へスクロールしていきます。（一番下の方）
②「署名」の項目があります。
③「新規作成」をクリックします。
①署名の名前を入力します。Gmailに「他のメールアドレス」を追加している場合は
②「作成」をクリックします。
赤枠の部分に直接文字を入力して署名を作成します。
下にテキスト形式の署名見本がありますので、コピーして貼り付けて必要な部分を修正してください。
テキスト形式の署名見本
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株式会社 〇〇
〇〇部
改善 四つ葉
〒000-0000
東京都〇〇区1-2-3
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
携帯: 000-0000-0000
Email: 〇〇@gamil.com
URL: yuwork.blog
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テキスト形式の署名でもいろいろなデザインが可能です。グーグルで「署名 テンプレート」と検索するとたくさん表示されますので一度、調べてみてください。
Gmailの署名を設定する スマホ
次にスマホからGmail署名を設定していきます。
基本的にはパソコンで設定した署名がスマホでも適用されますが、スマホから送信した場合は署名を変更したい場合があると思います。
例えば、よくiPhone使っている人からメールが来ると「iPhoneから送信」と書かれているメールを受け取ったことがないでしょうか。
一見するとiPhone使っているアピールにも感じますが、ビジネスの場で受け取ると外出先から対応してくれているのかと相手の状況を判断する材料にもなります。
その他にも受け取る人にもよりますが、落ち着いてメールできない環境で送信していないことがわかりますので、改行がおかしかったり乱雑乱文になっていてもしかたがないかと感じるかと思います。
少し言い訳になるかもしれませんが自身が現状どのような状況で送信しているのか相手に知ってもらいたい場合は「モバイル署名」を利用するのもひとつの手です。
設定方法はGmailを開きます。（iPhone版のGmailを紹介していきますがAndroid版もほぼ同じような画面になります。）
Gmailをタップします。
「設定」ボタンをタップします。
一番下へ画面をフリックしていき「設定」をタップします。
グーグルアカウントが表示されます。
署名を設定したいアカウントをタップします。
「全般」の項目にある「署名設定」をタップします。
①「モバイル署名」をONにタップします。
②「署名に入力」と書かれている部分に設定したい署名を入力します。
以上がモバイル署名の設定方法になります。
スマホからメールをテスト送信してパソコンとスマホ署名が変わるか確認してください。
HTML形式の署名を作成する パソコンから操作
次にHTML形式の署名を作成してみます。
HTMLとはWEBページを作成するための言語で文章の表示の仕方などをタグで記述します。＜ｂ＞〇〇〇＜/b> <b>が太字にするタグになり囲まれている〇〇〇文字が太字になります。
さすがに署名を直接、HTMLで記述するのは難しいと思いますので、簡単にHTML署名を作成する方法を紹介します。
マーケティングツールや顧客管理ソフトで有名なHubSpot（ハブスポット）から無料で メールの署名作成ツールが公開されています。
①最初にテンプレートを選択します。（６種類あります）
②「HubSpotのEメール用署名…」をOFFにします。
（ONにしていると署名にHubSpotのリンクが付きます）
「個人情報の入力」をしてきます。
「署名の書式」を設定していきます。
「カスタム署名画像」を設定していきます。会社のロゴや個人の写真など設定します。
下にある「カスタムCTAの作成」は独自の設定を組み込めます。
（例えばオンライン名刺など設定している場合などに使用します）
署名の設定が終わりましたら「署名を作成」をクリックします。
「署名をコピー」します。
Gmailを開き署名を設定する画面に移動します。
前回、入力したテキスト形式の署名があると思います。そのまま上書きする場合はコピーした署名をそのまま貼り付けます。
もし、テキスト形式を残しておきたい場合は「新規作成」で新しい署名を作成します。
最後に一番下へスクロールして「変更を保存」をクリックして完了です。
最後に
いかがでしたか。Gmailの署名の設定方法。簡単にHTMLの署名が作成できました。ただ、ある程度決まった方の署名だったため自分が思う形にできなかった人もいるかと思います。もっとカスタマイズした署名を作りたい方はHTML作成ソフトを使って署名を作成することも可能です。
オンラインで簡単にHTMLを作成するツールもありますので、ぜひ、自分が理想とする署名づくりに挑戦してみてください。
