新型コロナウイルスの影響で、私たちの働き方は大きく変わりました。中でも「テレワーク（在宅勤務）」の普及は、多くの企業に業務の見直しを迫るきっかけとなりました。
そんな中、見過ごされがちだけど根強く残っているのが「FAX業務」。今回は、FAXのデジタル化＝「ペーパーレスFAX」について、導入のメリットや注意点をわかりやすくご紹介します。
Table of Contents
まだFAXを使っていませんか？紙文化の名残とその課題
「FAXはもう使ってないでしょ？」と思われがちですが、実際にはいまだに多くの企業で使われています。特に、次のような業務でFAXは根強く残っています。
- 受発注業務
- 顧客との書類のやり取り
- 見積書・請求書の送付
しかし、FAXにはいくつかの課題があります。
- FAX機まで移動が必要
- 広告FAXによる紙とトナーの無駄
- 受信文書の紛失や回覧の遅れ
- テレワーク中にFAX確認ができない
このような課題を解決するのが「ペーパーレスFAX」です。
ペーパーレスFAXとは
ペーパーレスFAXとは、受信したFAXを紙に印刷せず、PDFや画像データとしてパソコンやクラウドで確認・保存できる機能です。
多くの複合機にオプションで搭載されており、次のような機能が備わっています。
- 受信FAXをメールで自動転送
- 番号ごとの振り分け保存
- デジタルデータとして共有・保管が可能
導入することで、FAX業務は大きく変わります。
FAXの問題点を改めて確認
現在でも多くの企業で利用されているFAXですが、その運用にはいくつかの課題があります。
例えば、FAXの重要度が高い業務では、受信のたびに席を離れて確認しに行かなければならないことがあります。逆に、プリントアウトのついでにFAXを確認するケースも多いでしょう。
どちらにしても共通しているのは、複合機の前まで移動しなければならないという非効率さです。さらに、受信した書類を部署や担当者ごとに手作業で振り分ける必要もあります。
また、FAXにはしばしば広告などの不要な書類が混ざっており、無駄に紙やトナーを消費してしまいます。これにより、印刷コストがかさんでしまうのも大きな問題です。
さらによくあるのが、プリントされたFAXが他の印刷物に紛れて持ち去られてしまい、行方不明になるというトラブルです。
受信したFAXを後から保管・共有する際にも手間がかかります。たとえば、バインダーでファイリングしたり、スキャンしてデータ化し、パソコンに送信したりといった作業が発生します。
このように、紙のFAX運用には時間・コスト・作業負担の面でさまざまな課題があるのです。
ペーパーレスFAXを導入するメリット
1. テレワーク対応が簡単に
自宅のパソコンやスマホからFAXの受信・確認が可能になります。出社の必要なし！
2. 業務スピードがアップ
受信したFAXをそのままメールで共有できるので、回覧の手間がなくなります。
3. コスト削減
- 用紙・トナー代が不要に
- 不要な広告FAXの印刷を防止
- 保管スペースの削減
4. 紛失リスクを大幅に軽減
デジタルデータとして保存されるため、紙のように「どこかに紛れた…」がなくなります。
導入時に注意したいポイント
● 複合機の機種を確認
ペーパーレスFAX機能が搭載されていない機種もあります。これから導入するなら、機能の有無を確認して選びましょう。
● 設定は業務フローに合わせて
- 少人数部署：全員に同じFAXを共有
- 大人数部署：番号ごとに自動振り分け or 受信BOXを分ける
● セキュリティ対策も忘れずに
- アクセス制限
- パスワード保護
- データのバックアップ
情報漏洩リスクを抑えるためにも、セキュリティ面の整備は必須です。
覚えておきたい電話番号・FAX番号の仕組み （ 個別で転送設定する時に必要です。）
電話番号は最大行数が１５桁に決められています。日本の場合は国番号の８１の２桁から始まり市外局番（１～４桁）、市内局番（１～４桁）、加入者番号（４桁）になります。
市外局番の最初の「０」は電話番号ではなくプレフィックスと呼ばれて、０から始まる番号が市外局番を表す数値となっています。
ここで重要になってくるのがFAX IDでIDはFAX機同士がお互いを認識する番号になりますが、設定は任意になります。
会社の業務内容によってFAX機IDを８１から始まる番号で登録している会社やプレフィックスから始まる番号で登録している会社などさまざまです。
転送設定する時に「０」から始まる数値を入れると相手先のIDが認識できないことがありますので、転送設定をする時は注意して登録してください。
電話番号の仕組みを詳しく知りたい方は総務省のページで確認ください。
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/tel_number/q_and_a.html
まとめ FAXのデジタル化は、働き方改革の第一歩
ペーパーレスFAXは、紙のFAX文化を一新し、業務の効率化・コスト削減・テレワーク対応を実現する有効な手段です。
- 出社不要でFAX確認OK
- 回覧のスピードが上がる
- 管理・検索がカンタンに
- コスト削減にもつながる
「まだFAXを紙で印刷して使っている」という方は、ぜひこの機会に見直してみてください。FAXのデジタル化は、企業の未来を変える第一歩になるかもしれません。
