ペーパーレスFAXで仕事のデジタル化を進めよう!

複合機の写真
複合機の写真

コロナウィルスの影響により多くの企業で仕事や働き方の変化が起きました。特に働き方の変化で急速に広まった事のひとつにテレワークがあります。社内ルールなど準備ができずに進めたところも多いと思います。

今まで会社に来て仕事をするのが当たり前だったのが、自宅で仕事をするようになったのですから大変な変化です。

紙の発注書などを作成して上司にハンコをもらい、FAXで取引会社へ送るなどの一連の流れがテレワークにより出来なくなったのです。今回のテーマはFAXのデジタル化について書いていきます。

仕事でのコミュニケーション手段がメール中心になった今でも、FAX機を利用している会社は多いと思います。

昔ほどFAXを受信することは少なくなりましたが、まだまだ利用している会社は多く、おもに受発注業務で利用している会社は多いのではないでしょうか、昔から流れでそのままFAXを使っていることが大半かと思います。

デジタル化の流れでメールに切り替えたいところですが、相手がいる業務ではそう簡単に切り替えることができない場合が多いです。個人事業主、小さい商店などパソコンを持っていない場合やITが不得意な場合も少なくありません。そこでFAXを手軽にデジタル化する方法が「ペーパーレスFAX」です。

ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXとは、複合機の機能でFAX受信した文書を用紙に印刷することなく複合機内に保存を行う機能やメールでデータを転送する機能の事をいいます。

受信したFAX文書を相手先の番号ごとに振り分けて特定の番号のみ転送することも可能でデータはPDFや画像データで受け取ることが可能です。

ペーパーレスFAXの機能は標準搭載されているわけではないので使用している機種によっては機能がない場合もあります。

これから機種を選ぶ場合は、ペーパーレスFAXの機能を確認して選ぶといいでしょう。すでに購入済みで機能がない場合はペーパーレスFAXの機能を追加できる場合もありますので、購入店などに相談をしてみてください。

ペーパレスFAXの仕組み図

FAXの問題点

FAXの重要度によっては受信するたびに席をはなれて確認をする会社。反対にプリントしたついでにFAXを確認する場合も多いかと思います。

両方とも言えることは複合機の前に移動しなければいけないこと。そしてトレイなどに振り分ける作業も発生します。

FAXの中には広告が含まれていることも多く不要な受信に紙代やトナー代を支払わなければいけないことや、たまにプリントとプリントの間に挟まり他の人に持っていかれてFAX文書の行方不明が起こったりもします。

また受信したものを保管するためにバインダーに収納する場合や、データとして保存して置くために複合機でスキャンをしてパソコンに送るということもあると思います。

ペーパーレスFAXを導入する利点

ペーパーレスFAXを導入する利点は、パソコン上でFAXデータを受け取れて送信もできることです。

FAXの機器が近くにあればいいでしょうが、会社によっては部署で共用しているため他の部屋に置いている場合もあるかと思います。

社外でも受け取れるためテレワークを進めるためにちょうど良い機能でもあります。また、データで受け取るためすぐに共有したい場合は、そのままメールなどで送信できるので特に便利です。

その他には紙代やトナー代がかからなくなるFAX文書が紛失や迷子にならなくなるなどの利点があげられます。

ペーパーレスFAXを進める上での注意点

ペーパーレスFAXを設定する上で大事なことが受信設定をどのように行うのか。回線ごとに設定を行うことやFAX番号ごとに振り分けることも出来ます。

人に振り分けるのか部署単位で振り分けるのか、業務単位で振り分けるのかが重要になってきます。受信する数も少なく少数の部署なら全員が受け取る仕組みにしたほうが無難だと思います。

反対に受信数が多い場合は細かく番号ごとに設定するか、複合機内にBOXを作成して振り分けて保存する仕組みを取った方がいいと思います。

特に大事なことがペーパーレスFAXは単に送受信をデジタル化されて終わりではありません。その関連の業務フローを変更する必要性も出てきます。

例えば受信したFAXを他部署に回さなければいけない場合はどのように回覧するのか、ペーパーレスFAXのキーは受信後の業務フローも合わせて考えていくことがポイントになります。

覚えておきたい電話番号・FAX番号の仕組み ( 個別で転送設定する時に必要です。)

電話番号は最大行数が15桁に決められています。日本の場合は国番号の81の2桁から始まり市外局番(1~4桁)、市内局番(1~4桁)、加入者番号(4桁)になります。

市外局番の最初の「0」は電話番号ではなくプレフィックスと呼ばれて、0から始まる番号が市外局番を表す数値となっています。

ここで重要になってくるのがFAX IDでIDはFAX機同士がお互いを認識する番号になりますが、設定は任意になります。

会社の業務内容によってFAX機IDを81から始まる番号で登録している会社やプレフィックスから始まる番号で登録している会社などさまざまです。

転送設定する時に「0」から始まる数値を入れると相手先のIDが認識できないことがありますので、転送設定をする時は注意して登録してください。

電話番号の仕組みを詳しく知りたい方は総務省のページで確認ください。

https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/tel_number/q_and_a.html

まとめ

ペーパーレスFAXは、社内のペーパーレス化やテレワークの対応などを進めるのに最初の一歩としておすすめです。

難しい設定も少なく機器自体の設定でコストをかけずに進められます。ペーパーレスFAXを進めると受信後の業務フローまでデジタル化を進めなければいけませんので結構広い範囲でペーパーレス化が進みます。

まだペーパーレスFAXを導入していない場合は、社内のデジタルを進める一案として検討して見てはいかがでしょうか。

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