Synology NASの活用 スマホ会社携帯のアドレス帳管理方法について

synology

会社の携帯電話を効率的に運用するためには、連絡先の管理が非常に重要です。このプロセスにおいて、社員個々の連絡先、会社全体の連絡先、または部署ごとに分類された連絡先をどのように共有し、効率的に管理するかは大きな課題となります。

企業では、スマホ用のアドレス帳の管理をするアプリに1アカウント数百円の費用を払い、連絡先を共有するアプリを利用している会社も多いと思います。

しかし、経費削減はすべての企業にとって重要な目標であり、可能な限りコストを抑えたいと考えるのは当然のことです。

特に現在の経済状況下では、経費を削減しようとする企業の意向が強くなっています。

そこで、今回はSynology NASを活用し、費用を抑えつつ効率的な連絡先管理が可能な「CardDAV Server」というアプリケーションをご紹介します。このアプリケーションを利用すれば、低コストで社内の連絡先を簡単かつ効率的に管理することが可能になります。

「CardDav Server」とは

CardDav Serverとは Synology NAS上でアドレス帳を管理するための効果的なツールです。この機能は、中小企業や大企業にとって非常に価値があり、特に経済的な観点から見ると、連絡先の管理を効率的かつコスト効果的に行うための理想的なソリューションを提供します。

CardDAV Serverは、ユーザーが自分の連絡先を一箇所に集約し、それらを安全に保存、同期、共有することを可能にします。このシステムは、社内の異なる部署やチーム間での情報共有を容易にし、必要な連絡先を迅速に検索することができます。また、連絡先情報を最新の状態に保つための自動同期機能も備えています。

さらに、CardDAV Serverは、セキュリティ面においても優れています。すべてのデータはSynology NASサーバー上で管理され、外部のクラウドサービスに依存することなく、企業内で完全なコントロールが可能です。これにより、重要な連絡先情報の漏洩リスクを最小限に抑えることができます。

また、これらの機能はシンプルで誰にでも使いやすいインターフェースを提供しており、導入と運用が容易です。ITスキルが限られたユーザーでも簡単に操作でき、企業全体での導入がスムーズに行われます。

「CardDav Server」の設定方法

①「DSM」にログインをして「パッケージセンター」をクリックします。

シノロジーNAS パッケージセンター

②「CardDAV Server」の項目で「インストール」をクリックします。

CardDAV Serverのアイコン

③「CardDAV Server」を動かすために必要なモジュールをインストールします。

 環境によっては、下の画面で表示されている「Pytho Moduleをインストール」が表示されていなかったり、他の項目が表示される場合がありますが「CardDav Serve」に必須のパッケージなのでインストールします。(インストールには数分かかります。)

CardDAV Serverのインストール

④インストールが完了したら 「CardDav Serve」 で管理するアドレス帳のアカウントを作成します。DSMに戻り「コントロールパネル」を開きます。

シノロジーNAS コントロールパネル

⑤「ユーザー」をクリックします。

シノロジー ユーザー設定

⑥「作成」ボタンをクリックします。

シノロジーNAS ユーザーの追加

⑦名前にaddress(管理しやすい名前を自由に設定してください)を入力してパスワードを設定します。「次へ」をクリックします。

シノロジーNAS ユーザー追加パスワード設定

⑧「グループの結合」はそのまま「次へ」をクリックします。

シノロジーNAS ユーザーのグループ設定

⑨「共有フォルダの権限を割り当てる」もそのままにして「次へ」をクリックします。

シノロジーNAS フォルダの割り当て

⑩「アプリケーションの割り当て」もそのまま「次へ」をクリックします。

シノロジーNAS アプリケーション権限の割り当て

⑪「ユーザーの速度制限設定」もそのまま「次へ」をクリックします。

シノロジーNAS 速度制限

⑫「設定の確認」で「適用」で初期設定の完了です。

シノロジーNAS 設定の確認

⑫次に「CardDav Server」のアドレス帳を開いて1件、連絡先を登録してみます。

「メニューボタン」をクリックします。

シノロジーNAS メニューボタン

⑬「CardDAV Server」をクリックします。

CardDAV SERVER アイコン

⑭「アドレス帳をクリックします」

CardDAV Server アドレス帳

⑮先ほど作成したユーザー名(address)を選択して「編集」ボタンをクリックします。

CardDAV Server ユーザー名

⑯アドレスを追加するときは「追加」をクリックします。

 編集するときは「編集」、削除するときは「削除」ボタンをクリックします。アドレス帳をExcelなどで管理している場合は、「インポート」を使用して一気に登録することも可能です。

CardDAV Server インポート画面

⑰連絡先を一件、追加します。

「名前」、「肩書」、「会社名」、「Eメール」、「電話番号」、「住所」、等を入力したら「OK」をクリックします。

CardDAV Server ユーザーの追加

⑱内線番号やメールなどを複数登録したい場合は「+」をクリックすると項目が増やせます。

CardDAV Server ユーザー追加 複数登録

⑲入力完了です。

CardDAV Serverユーザー追加完了

スマホの連絡先の設定方法

①ここからはさきほど設定した「CardDav Server」をiPhoneから参照できるように設定します。

(似たような手順でAndroidも設定できます。)

iPhone の設定画面

②「設定」画面を下に進み「連絡先」アイコンをタップします。

iPhone 設定連絡先

③「アカウントを追加…」をタップします。

iPhone設定 アカウントの追加

④「その他」をタップします。

iPhone アカウントの追加(その他)

⑤連絡先の項目の「CardDAVアカウントを追加」をタップします。

iPhone CardDAV アカウントの追加

⑥Synology NASのIPアドレスを「サーバー」に入力して「コントローラーパネル」で追加した「ユーザー名」、「パスワード」を入力して「次へ」をタップします。

※IPアドレスがわからない方はアプリで「Synology Assistant」を起動するとIPアドレスを確認できます。

CardDAV ユーザー名

⑦「続ける」をタップして連絡先の設定は完了です。

CardDAV 詳細

⑧確認のためiPhoneのホーム画面に戻り「電話」アイコンをタップして「連絡先」を確認します。

CardDAV iPhoneの連絡先に追加

Synology NASで連絡先の管理まとめ

今回、共有アドレス帳「address」を一つ作り共有する形を作りましたが、アドレス帳は全体で管理したいものや部署で管理したいものもあると思います。

管理を分けたい場合は、その分のユーザー名を作成します。

全体で管理したいアドレス 「address」 社員のアドレスなど部署ごとに管理したいアドレス「Department」 業者や顧客のアドレスなど個人で管理したいアドレスはiPhoneの連絡先に直接入れる形とかルールを作成するとかするといいでしょう。

以上が連絡先をSynology NASで一元管理する方法になります。もし、手元にファイルサーバーとして使っている場合は無料で使えますので、検討して見てはいかがでしょうか。

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YU SAKURAI
YU SAKURAI
ABOUT この記事を書いた人
北海道在住の社内SE 日々の業務を通じてITの世界に貢献しています。新しいガジェットやサービスに対する情熱が止まらず、最新のテクノロジーを探求するのが趣味、仕事をより効率的に改善する方法を探し続け、その成果やアイデアをブログで共有しています。ITとテクノロジーの世界で新たな発見や学びを共に楽しんでいきたいです。