みなさん、正直「ミーティングがめんどくさい」と思ったことありますか？
ミーティングが多いため自分の仕事を進める時間がなくなり、いつも残業。ミーティングは組織的に招集されているので不参加というわけにもいかない場合も多いと思います。
しかも、個人の力でミーティングを効率化できることは限られています。組織全体でミーティングの効率化、改善に取り組まないといけないことですが、そもそも非効率で行っていることに気づいていないこともあります。
今回は、「どうしたら有意義なミーティングができるか？」、または「非効率なミーティングを減らしていけるか？」を焦点に当ててお話します。
目次
ミーティングの定義とは
ミーティングとは、簡単に説明すると「複数人が集まり意思決定のために話し合いをすること」です。最近では、オンラインのミーティングも増えたことにより、誰とでもすぐに場所にとらわれないミーティングを行うことができるようになりました。
ミーティングは情報共有やアイデアを出し合ったり、普段聞けないような言いづらい意見などを聞く機会にする、今後の計画を立てるなどミーティングの目的はさまざまだと思います。
話し合いの目的が、さまざまだからこそミーティング自体の構成を「どうやったら最小人数と時間でスムーズにできるか？」を考えていくことが大事です。
ピザ2枚ルール
「ピザ2枚ルール」という言葉を聞いたことがありますか？ピザ2枚ルールとは、アマゾンCEOのジェフ・ベゾス氏が提唱しているもので「会議の人数は多くなるほど生産性が落ちやすいので、参加者はピザ2枚で満腹になる人数ぐらいがちょうどいい」というものです。
大食いの人がいたら、ひとりでも十分食べきれる量だと思ってしまうかもしれませんが、それぐらい人数は必要最低限に絞ったほうがいいという意味でもあります。
ミーティングは、人が増えれば増えるほど十人十色の意見がでてきます。多数の意見が出ること自体は悪いことではありませんが、「最適とは言い切れない意見を強めに言ってくる人」、「上司の意見を忖度する人」など、特に人間は心理的に多数派を正しいと思い込んでしまう人もいます。ミーティングが非効率な方向に行ってしまう要因はいくらでもあります。
アイスブレイクを活用しよう
プロジェクトなどのミーティングで社外の参加者やはじめていっしょに仕事をする人など、相手と打ち解けるためにアイスブレイクの時間は重要です。とくにミーティングに入社したばかりの人や途中、参加人などがいる場合、雑談や仕事に関係ない話をすることで、参加者全体をリラックスさせておくと良い意見も出やすくなります。
アイスブレイクは１分程度でも十分です。やはり、周りの人がいると深い会話にもなりづらいですし、自分も含め、多くの人の貴重な時間を尊重する上でも、1分以内でさくっと余談をするぐらいが効果的です。
おすすめな本を一つ紹介します。「３分間コーチ ひとりでも部下のいる人のための世界一シンプルなマネジメント術」(伊藤守)という本があります。ミーティングをする前や普段から、仕事仲間と3分以内でいいので、一対一で向き合って雑談する時間をつくると、「意見しづらくて会議が進みづらい」などのネックも、あらかじめつぶしておけます。
自己認識力を活用する
会議の人数の他に、「自分の顔が見えているかどうか？」もミーティングの質に影響を与えます。これはオンラインミーティングに多いと思われますが、カメラを使って会議や話し合いをする時、自分の顔を映す設定をON、OFFできると思います。
人は自分が見えている状態だと、「しっかりしなきゃ」と、自然と理想の自分に近い行動をとりやすくなります。
これは「自分がイメージする自分」を守るために行動を修正していくように「自己認識力」が働くからです。キチンと顔を見えるようにすることで自制心も働き集中力を保ちなるべく質の高い意見を出そうと意識します。
ミーティングのアイテム（時間管理術）
ミーティングのアイテムと聞いて、「何を用意すればいいの？」と思うかもしれませんが、タイマーやストップウォッチだけでOKです。人は基本的に時間を甘く見積もりがちになります。最初に「どれぐらいミーティングをするか？」を決めて、タイマーをセットしておきましょう。
結構、慣れてくると時間を測るのが面倒になり、やらなくなる人が多いですが、これを習慣やミーティングのルールにした方がいいです。自分が、どの話にどれぐらい時間がかかっているか、後半でスピード調整すれば時間通りになるなど時間管理のコツが見えてきます。
イギリスの歴史学者であるシリル・ノースコート・パーキンソン氏が提唱した、「パーキンソンの法則」の第一法則に「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものがあります。
これは他のことにも言えることで、時間は「見える化」して具体的に管理しないと、いつでも必要以上に膨張してしまう危険性があるということです。そこも踏まえた上で、タイマーであらかじめ時間を決めておく、必要であればストップウォッチで所要時間などを把握したり記録することでミーティングの質が高まっていきます。
まとめ
- 基本的にミーティングのメンバーは、ピザ2枚で満腹になるぐらいの人数が丁度良い
- オンライミーティングの時は自分の顔が見えるようにして、「しっかりしなきゃ」と自制心を高めさせる
- 時間がまだあると油断すると、いくらでも時間は伸びてしまうのでタイマーやストップウォッチで時間を見える化する
