問題が深刻化する前にハドルミーティングを活用しよう。

meeting

「ハドルミーティング」とは

アメリカン・フットボールでは、試合中に数秒の間、グランド上で選手たちの間で行うミーティングをします。内容は次の行う作戦の確認や士気の向上などを行います。この短時間(数十秒)のミーティングが勝敗を左右すると言っても過言ではなく、とても内容の濃いミーティングとなっています。

アメリカンフットボール

「会議の問題点」

会議している風景

会議の問題点として多くあげられるのが、リーダーなどの上位者が一方的にしゃべり続けるミーティング。常に横道にそれて具体的な話に進まないミーティングなど、会議の生産性を下げる要因はたくさんあります。何よりも問題がある場合、ミーティングの時間まで待っていると問題が深刻化する可能性があります。

「ハドルミーティングで会議の問題を解決する」

問題を解決する

ビジネスの場ではミーティングの時間はあらかじめ決まっていることが多いですが、ハドルミーティングにより、必要な時に必要な時間、必要な人数で集まってミーティングを行うことにより、早期に問題を発見して深刻化する前に対応することができます。ミーティング時間は決められていないので、話す内容が終われば即解散するため無駄な話がなくなり、ミーティングの生産性向上に役立ちます。

「会議の種類とハドルミーティングの相性

ミーティングの相性

➀意思決定 

企画案や意見などを出し検討だけに終わらずに最終的に決裁者が判断を下す重要な会議

情報共有 

各自が持っている情報や進捗状況を共有します。問題を抱えている場合はすべてを報告して、今後     のスケジュールを調整したりします。

③意見・アイデア出し 

あるテーマに対して意見やアイデアを出します。プレストなどを活用して一人で考えていては思い      つかなかったことも、みんなで刺激し合いながら発想すれば、いろいろなアイデアが飛び出すこと もあります。

問題発見・解決

問題を発見して解決策を考える改善ミーティング。今後、起きそうな問題を要因を取り除くとともに問題があれば解決策を考えます。

ハドルミーティングは「ジャストインタイム」で会議を行うこと、必要な時に、必要な時間、必要な人で、行うことにあります。この4つの会議の中で情報共有や次のスケジュールを考えるミーティングが相性がいいと言えます。

「ハドルミーティング」で定例会議の時間を削減する

ミーティング時間を削減するために

ハドルミーティングは、数十分(10~30分)の間に内容の濃いミーティングを行います。話の内容が終われば解散します。とくに情報共有目的やスケジュールなどを確認するミーティングにおいては定例で行うよりも必要な時に行うハドルミーティングの方が会議の生産性も大きく変わっていきます。

「ハドルミーティングを行うときのポイント」

ミーティングのポイント

実際に、ハドルミーティングを行うと問題が上がることは、ハドルミーティングは必要な時に必要な情報を提供するメリットがある反面、10分程度のミーティングとはいえ、参加者の人数が多いと時間が合わない場合も出てきます。会議室なども空室がない場合も考えられれます。ハドルミーティングを有効に活用することを考えると、やはり少人数プロジェクトがあっていますが、会議室を使わずにスタンティングスペースなどを使ったりのミーティングが望ましく思えます。

「ハドルミーティングまとめ」

決められた日にち行うミーティングでは、素早い対応が取れずに後手に回ることもあると思います。機動力重視のプロジェクトなどでハドルミーティングは効率的です。必要な時に必要なメンバーで進捗や課題、問題などを確認して次の方針を決めることができます。また、数十分と会議の時間が決められていると話が横道にもそれづらく無駄な会議も発生しづらいです。早期に情報を共有して会議の生産性と問題が深刻化する前に対処する。働き方改革の一環として情報共有型の会議は、定例よりも「ジャストインタイム」の会議、ハドルミーティングを導入してみてはいかがでしょうか。