ビジネスマンにとって仕事に欠かせないツールであるメール。１日に何通メールが届きますか？１日１０通ぐらい、５０通、１００通届くなど仕事の内容や役職によって大きく変わると思います。
さらに最近、CCで受信するメールが増えたという方はいませんか。連絡や通知などで関係者に送信。「私には届いていない」などクレームが発生。とりあえずCCに入れておく「不用意なCCメール」がメールの送受信を増やしていることも多いです。
仕事以外にも販促や広告メールなど、お付き合いの会社やセミナーの参加、情報収集のためWEBサービスに登録などメールが増えるという方も多いと思います。
朝一番の仕事でメールチェック。確認、返信、送信などに１時間かかってしまった。その他にも定期的に届くメールの確認に５分、１０分と限られた業務時間がどんどんメールチェックに取られていきます。
そこで、仕事の生産性を上げていくためにメールチェック作業を効率化する方法を紹介していきます。メールソフトGmail仕事でGoogle Workspaceを使っている方も多いと思いますのでメール仕事の時短術をぜひ、活用して見てください。
目次
Gmailの設定を見直す 「プレビュー機能」
Gmailでは設定を見直した方が使いやすい機能も多いですが、業務内容によっては使いづらい場合もあるかと思います。また、使い慣れる必要もある部分もあります。自分の業務にあった設定を適用していってください。
■「プレビュー機能」
プレビュー機能はメールの一覧とプレビュー画面を同時に表示できるためメールチェックを高速化できます。
設定方法
①Gmailを開き「設定」ボタンをクリックすると「クイック設定」の画面が表示されます。下へスクロールしていくと②「閲覧ウィンドウ」で設定します。
「受信トレイ右」と「受信トレイ下」の２種類がありますので、閲覧しやすい方を選択してください。
Gmailの設定を見直す 「全員に返信」
■全員に返信
仕事のメールにおいて宛先やCCに複数の関係者が名前をあることが多いかと思います。返信する時にその関係者に対しても返信するべきですが、Gmailのデフォルトで返信をしようとすると送信者の名前しかはいりません。よくあるミスが急いでいる時など返信者に関係者の名前を入れ忘れることです。
ミスを防止するためにGmailでは返信時に「全員に返信」をデフォルトにする設定があります。
設定方法
①「設定」ボタンをクリックして②「すべての設定を表示」をクリックします。
「全般」タブ内を下へスクロールすると「返信時のデフォルトの動作」内にある「全員に返信」をクリックします。
最後に一番下へスクロールして「変更を保存」をクリックします。
Gmailのキーボードショートカットを覚える
Gmailを使用するなかで日々のメールチェック作業で時短が見込めるのがキーボードのショットカットキーを覚えることです。
なかなか、ショートカット使わない、覚えるのめんどくさいという人もExcelやWordなどで文字のコピー「Ctrl+C」と貼り付け「Ctrl + V」を使う方は多いかと思います。
それと同じようにGmailで覚えておきたい３種類のショートカットキーがあります。
１つ目が「メールを削除する」
「Shift」＋「＃」
これで不要な広告メールなどを削除します。
２つ目が「アーカイブする」
「E」
CCで届いたメールはアーカイブします。CCメールを削除するとあとで「CCで送りましたよ！」と言われたときに困ることもありますのでアーカイブして１年後ぐらい削除します。
アーカイブとは「保管庫」を意味する言葉で、受信したメールを別の場所に保存する機能です。削除するか迷っているメール、とりあえず取っておきたいメールはアーカイブにします。
３つ目が「次のメールに進む」と「前のメールに戻る」
次のメール「J」 前のメール 「K」
返信するメールや一度、保留するメールなどの場合に使います。
たくさんのショートカットキーを覚えられない方も３種類なら１週間あれば習慣化できます。
メールのショートカットキーはデフォルトではOFFになっています。ギアアイコンの「設定」→「全般」タブ内にある「キーボードショートカット」の項目をONに変更して「変更を保存」してください。
メールテンプレートを作成する
月一、毎週、毎日など定例で送っている「定例メール」や「打ち合わせのメール」、「依頼メール」、「お礼メール」など日々、同じようなメールを送信していることありませんか？
Gmailでは、メールをテンプレート化することが可能です。（５０個まで作成可能）
デフォルトでは設定がOFFになっているので最初に設定を変更していきます。
設定方法
Gmailの歯車ボタンの「設定」をクリック
↓
「すべての設定を表示」をクリック
①「詳細」タブをクリックして②「有効にする」をチェックします。
最後に下へスクロールして「変更を保存」をクリックします。以上で設定の完了です。
テンプレート化方法
メールを新規作成してテンプレート化したい文章を入力後に①「その他のアイコン」をクリックします。②「テンプレート」をクリックして③「下書きをテンプレートとして保存」をクリックして「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。
テンプレート名を入力して「保存」をクリックします。
テンプレートを使用する場合
作成したテンプレートを使用する場合は①「その他設定」から②「テンプレート」で③先ほど作成したテンプレートが表示されます。クリックするとテンプレートが使用できます。
テンプレートを再編集したい場合
作成したテンプレートを再編集したい時は一度、テンプレート開き編集後に
①「その他設定」→②「テンプレート」→③「下書きテンプレートとして保存」→④「上書きしたいテンプレート名」で再編集が可能です。
テンプレートを削除したい場合
①「その他設定」→②「テンプレート」→③「テンプレート削除」→④「削除したいテンプレート」を選択します。
メールのテンプレートは他の人と共有したい場合が多いと思いますがGmailでは共有ができません。もし、共有する場合は内容をテキストで共有するかそのまま、送信して相手に共有します。
予約送信機能を使う
よる遅くに書いたメール「今、送ったら失礼かな」と思いつつ下書きに保存。次の日に出し忘れる。反対に送信すると返信が帰ってきてもう一度、返信する羽目になるなんてことありませんか。
Gmailでは「予約送信機能」があります。夜遅くに書いたメールも送信時間を設定して送れば出し忘れのミスや余計な仕事が増えるのを防ぐことができます。
予約送信で送る方法
メールを作成して「送信」ボタン内にある「△」の矢印をクリックすると「送信日時を設定」できます。
デフォルトで「明日の午前」、「明日の午後」、「明後日の午前」の３種類があります。
時間帯を詳細に設定したい場合は「日付と時刻を選択」をクリックします。
送信日時と時間を設定して「送信日時を設定」で時間帯指定送信の完了です。
最後に
いかがでしたか。Gmailの効率化するための設定と機能。Gmailは他にも効率化の機能が多数あり今回、ほんの一部の紹介でしたがメール作業の効率化を進めるうえでは効果の大きい設定や機能になります。
ビジネスマンにとってメール作業は切っても切れない作業ですが、すこしでもムダな作業「付加価値のない作業」を削り取り、生産性のあるメール活動「付加価値の高い」にシフトできるようにしたいものです。
今後もメール作業効率化方法は拡張していきたいとおもいますので、ぜひ、よろしくお願いいたします。
