ビジネスの世界では、計画を立てることは容易でも、それを実際に行動に移す段階になると、数々の困難に直面することがよくあります。さらに、実行に移したとしても、うまくいかずに途中で投げ出してしまうケースも少なくありません。
忙しさを口実にして仕事の振り返りを怠り、結果として同じ過ちを繰り返す。仕事における失敗は避けがたいものですが、その失敗から学び、成長を遂げることが大切です。
仕事のプロセスを効率的かつ効果的に改善していくためには、行った業務の反省と評価を行い、それを基に今後の方向性を見直すことが重要です。
この過程は、PLAN（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）というステップで構成されるPDCAサイクルとして知られています。
PDCAサイクルは、一連の業務プロセスを継続的に見直し、改善していくための有効なフレームワークとして広く推奨されています。このサイクルを定期的に実行することで、業務の質を高め、個人としても組織としても成長を促進できるのです。
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PDCAサイクルとは
1950年代にアメリカの統計学者であるW・エドワーズ・デミングが提唱したフレームワークで生産管理や品質管理の現場で活用されてきました。
PDCA（Plan-Do-Check-Action） サイクルは、継続的な改善を促進するために用いられる問題解決型の管理システムです。
PDCAサイクルは、組織がより効果的に問題を発見し、タイムリーかつ効率的に問題を解決することを可能にします。
PDCAサイクルは4つのステージで構成されており、それぞれのステージで問題解決を行うことが非常に重要であります。
PDCAサイクルの第1段階は「計画」を立てます。
この段階では、問題の原因を分析する「根本原因分析」を行います。
この分析には、問題を取り巻く状況の分析、問題の影響を受けるステークホルダーの検討、潜在的な解決策の分析が含まれる必要があります。
問題を特定できたら問題や機会に対処するために必要なステップへアクションプランを作成します。
PDCAサイクルの次の段階は、「実行」です。
この段階では、アクションプランを実行するために行動を起こすことが含まれます。
計画を成功させるために必要なすべてのリソースを割り当て、その実行を確実にするために積極的な対策を講じます。
第三の段階は、「Check 」評価をします。
この段階では、アクションプランの進捗と結果をモニタリングします。
もし結果が望ましいレベルに達していなければ、望ましい結果を得るために計画を調整することが重要です。
PDCAサイクルの最終段階は、「Action」です。
「Check」フェーズの知見を利用して、計画を修正し、必要な調整を行います。
チームは、パフォーマンスの更新を監視し、望ましい結果が達成されるように、必要に応じて微調整を行います。
PDCAサイクルの目的
PDCAを導入する目的としては企業、職場を高速に変化させていくことにあります。今までやっていた仕事を継続して見直すことにより、一周回るごとにどんどんパワーアップを目指します。
仕事の精度がどんどん上がっていき目に見えてよくなっていくので改善のモチベーションがさらに上がる。
改善のスパイラルを生むことです。
PDCAサイクルのメリット
PDCAのメリットとして
・目標が明確になる。
・業務が継続的に改善されていく
・同じミスを繰り返すことが少なくなる
・どんどん良くなるのでモチベーションが上がる
が挙げられます。
PDCAを回す
PDCAは目標を設定して実行するそして評価して改善する。この４サイクルを繰り返すことを業務を改善していきます。
Plan（計画）
目標を設定します。問題となっていること、解決したいことについて計画をたてます。計画の立て方は５W１Hで計画すると進めやすいです。
５W１H
Who （誰が）
誰が実行するのか担当を明確に決めます。担当者を決めないと誰かがやってくれるだろうと思って誰もやらないこともあります。複数人で実行する時はリーダーを決めた方がいいでしょう。
When （いつまでに）
期日を明確に決めます。期日がないとダラダラと長引く傾向にあります。期日を決めると時間を意識して行動する可能性が高まります。
Where （どこで）
場所を明確にします。 実行場所、作業場所、保管場所、提出場所、場所にまつわるものを決めていきます。
What (何を）
何を改善するのか明確にします。目標を数値化できるなら数値を入れましょう。
Why (なぜ）
なぜ実行するのか明確にする。それを実行することによりどんなメリットがあるのか見える化しよう。
How(どのように）
実行手段を明確にする。 具体的に行動手段と手順を決めます。
5W1Hは、担当者ごとに見えるかしましょう。
Do（実行）
計画したことを実行に移します。どこまで進んでいるのかを見える化しましょう。目標が数値がされているならグラフを使って進捗を一目でわかるようにします。
実行したことは次のChecｋで評価しますので結果がわかるように随時記録を残しておきましょう。失敗したこと、うまくいかなかったことなど記録します。
Check（評価）
実行したことを評価します。振り返りを行うことで、うまくいったことも次につなげるため、なぜうまくいったのか分析します。
うまくいかなかったこと、失敗したことは、同じ失敗を繰り返さないため分析します。
Action（改善）
評価段階で悪かったことを改善します。同じミスを繰り返さないためにはどうしたらいいのか。目標をクリアできなかった場合はどうようにしたらよい結果が出せるのか。
ゴールまでに時間がかかる場合、中止するのか目標を変更するかこの段階で決めましょう。
PDCAサイクル 例 事務所編
PDCAサイクルの例として会議やミーティングでめんどくさい仕事と言えば、議事録作成があります。この作業を効率化するためにはどうすればいいのかを検討してみます。
↓
会議やミーティングで議事録作成アプリを使って見る
↓
席が遠かったり声が小さい人がいてAI議事録に声が認識されない場合があった。精度は７０％ぐらいだった。
↓
声の認識率を７０％から上げるために一人ずつ席の前にマイクを用意して声を録音しよう
マイクの選定などを計画して会議で使って見る評価をするという風にPDCAを繰り返していきます。
PDCAがうまく回せない
PDCAは「Plan（計画）」の段階で勝負が決まります。うまく回らない場合は計画を見直しましょう。
特に改善活動などは、日々行われている業務とは別で動いていることが多いです。業務が忙しくなると実行できなくなる場合があります。
その場合は誰が実行するのか見直し日程に無理がないのか確認をしてください。
うまく回っていない原因のもう一つの理由がCheck（評価）Action（改善）が行われていない場合もあります。
振り返りは正直、めんどくさいものです。特に時間が立てば詳細を忘れてしまう可能性もあります。
そこで振り返りを習慣化するためのおすすめはKPTを導入することです。振り返りがうまくいっていない場合はリンクのKPTを確認ください。
KPT 振り返りのフレームワークKPT使って日々改善を行いましょう！
PDCAは古い
PDCA (Plan, Do, Check, Act) サイクルは、問題解決とプロセス改善のための試行錯誤の手法であり、何十年も前から実践されています。
よくPDCAは古いと言われますが、このサイクルは、改善と品質管理に対して、慎重かつ計画的に問題解決に向けてアプローチしていきます。
PDCAサイクルの各ステップにはそれぞれ目的と効果があり、サイクルの中で採用されることにより、継続的な改善のシステムが構築するものです。
目標を設定し、必要なステップを実行し、結果を検証し、より良いパフォーマンスのために適応を目指していく、PDCAサイクルは古い概念かもしれませんが、あらゆる規模の企業にとって非常に効果的で価値のあるツールであることに変わりはありません。
まとめ
PDCAをきちんと回せば改善のサイクルが高速で回っていきます。高速で回すためのコツがPlan（計画を）しっかり立てる。
「仕事は段取りが８割」と言われるように、仕事で高い成果をあげるには計画が欠かせません。
５W１Hで、小さなサイクルからでも徐々に大きくしていけば、大きな効果になります。最初のうちは、うまく回らなくても根気よく続けて見るといいでしょう。
議事録作成を効率化したい、今はやりのAI議事録を導入してはどうであろうか？AI議事録のアプリの選定や運用方法を計画します。